Mamy spory problem w ustalaniu hierarchii zadań. Albo wszystko wydaje się nam równorzędnie ważne, albo równorzędnie nieważne. Dorzućmy do tego jeszcze „złodziei czasu”, którzy bardzo skutecznie sprawiają, że sprawy do załatwienia „na później” stają się sprawami „na wczoraj”.

Reklama

Trudno w dzisiejszym świecie nadążyć z delegowanymi na nas zadaniami. Bardzo często też, do tych, które należą do naszych obowiązków, musimy doliczyć też te „pilne”, „niestandardowe”, czy nawet „kryzysowe”. Nie sposób przecież przewidzieć, że akurat dziś wydarzy się coś wyjątkowego, wymagającego działań spoza schematu. Nikt z nas nie ma w swoim kalendarzu pod jedną z dat adnotacji „Ugasić pożar”. Musimy reagować natychmiast, zdecydowanie. I jak to wszystko pogodzić z naszymi wszystkimi „primo”, które mamy do wykonania natychmiast?

Przede wszystkim przyjrzyjmy się im. Ile z tych „primo” rzeczywiście jest „primo”? Może warto poprosić kogoś, o przyjrzenie się naszym zadaniom? Mamy tendencję do popadania w rutynę. Sporo prawdy jest w cytacie Alberta Einsteina: Gdy wszyscy wiedzą, że coś jest niemożliwe, przychodzi ktoś, kto o tym nie wie, i on to robi – przywykamy do pewnych czynności, do powtarzalności i nie zauważamy, że coś można zrobić inaczej, lepiej, łatwiej lub szybciej. Wystarczy jednak ktoś, kto spojrzy na to z boku, by można było usprawnić ten proces.

Jednak prócz opinii takiej osoby, musimy też mieć coś jeszcze – odwagę, by zmiany wprowadzić w życie, wyjść ze swojej strefy komfort – nie traktować tych uwag jako krytyki, ale jako wskazanie kierunku do działania. Mamy przeświadczenie, że jesteśmy niezastąpieni. Uważamy, że jeśli weźmiemy urlop, zwolnienie lekarskie – nasza firma bez nas zginie, zawali się. Jeśli pracujemy w dojrzałej firmie – to już zapewne wiemy, kto przejmie nasze obowiązki w razie naszej planowanej lub nieplanowanej nieobecności. A jeśli nie – może warto zacząć kogoś wprowadzać w tematy, którymi zajmujemy się na co dzień? Będzie to doskonała okazji, by ktoś na naszą pracę spojrzał pod kątem jej optymalizacji.

Jeśli mimo to nadal mamy same „primo” na swojej liście zadań, spróbujmy jak najlepiej wykorzystać nasz czas pracy. Nie zawsze uda się go rozplanować co do minuty, ale możemy ograniczyć wpływ „złodziei czasu” na nasze zadania. Ile razy dziennie przeglądamy Facebooka, sprawdzamy maile, tracimy czas na zbędne telefony? Ile czasu tracimy na bezproduktywnych zebraniach, których część merytoryczną można byłoby streścić w jednym mailu? Wreszcie: ile czasu tracimy by się zebrać i potem rozejść? Zamiast całodziałowych nasiadówek, może bardziej efektywne będą zebrania małych grup projektowych?

A może tak pozbyć się części naszych zadań i… uwaga, będzie straszne słowo… „delegować” część naszych primo na kogoś innego? Czasowo lub na stałe? Nie musimy przecież wszystkiego sami pilnować. Bardzo często spotykam się z sytuacją, gdzie to właściciel firmy zajmuje się odzyskiwaniem należności, a przecież równie dobrze, a niekiedy nawet lepiej, mogliby to robić handlowcy czy księgowość i to nawet bez wielkich rewolucji w tych działach – po prostu wystarczyłoby odpowiednio rozszerzyć kompetencje tych osób, wyposażać ich w niezbędne narzędzia, a wierzytelności spływałyby do nas szybciej. Dodatkowo, przy prawidłowo wprowadzonych działaniach prewencyjnych – powstawałoby ich mniej.

Skoro już jesteśmy przy windykacji. Zauważcie Państwo, że dłużnicy, którzy chcą spłacać swoje zobowiązania, bardzo często także muszą zaplanować swój budżet. Mówimy rzecz jasna o sytuacji, w której dług przekracza znacznie możliwości jego spłaty. Nie powinno dochodzić do takich sytuacji, ale skoro już je mamy, koniecznie trzeba przekonać dłużnika, że dług wobec nas to absolutne „pierwsze primo”. A jeśli jest on dłużny kilku wierzycielom – rozpoczyna się wyścig, który z nich przekona go, by to jego pieniądze wróciły do niego w pierwszej kolejności.

Wbrew pozorom, nie zrobimy tego, grając na pograniczu przepisów prawa. O wiele lepsze wyniki osiągnie się, działając etycznie, z poszanowaniem godności dłużnika. Zamiast zastraszania, ocierania się o stalking, warto usiąść do negocjacji windykacyjnych – nie będą to łatwe rozmowy, ale jeśli tylko twardo będziemy trzymać się faktów, odrzucimy wzajemne uprzedzenia, stereotypy – doprowadzimy do tego, że znajdziemy się na szczycie listy dłużnika.

TEKST: Anna Gąsiorowska