Topisz się w nim, czy nauczyłeś się już trochę pływać? Jeżeli odrobiłeś zadanie domowe, to prawdopodobnie Twoje przemyślenia tylko w części będą się pokrywać z moimi. Część być może dosłownie, gdyż wszyscy korzystamy z zewnętrznych ogólnie dostępnych źródeł – nawet AI (sztuczna inteligencja). Świadczy to wyłącznie o tym, że poruszane w artykułach zagadnienia to tylko „wymazy” z zasobów wiedzy i moich bezpośrednich doświadczeń.

Reklama

Lista spraw niezałatwionych nadal się wydłuża szybciej niż odsetki u bociana? Jeśli nadal nie masz czasu, to przyjmij do wiadomości: NIGDY nie będziesz go miał więcej. Rzeczy niezałatwione same nie znikną, problemy same się nie rozwiążą, jeśli nadal nic z tym nie zrobisz. I pamiętaj – każda niezałatwiona sprawa nadal idzie na Twoje konto.

Miałeś doczytywać, ale pewnie nie miałeś CZASu, więc Ci podpowiem, bo może w książkach tego nie znalazłeś.

Jeżeli jesteś nadal zbyt zajęty, aby cokolwiek zrobić (bo robisz wszystko na potrzeby chwili zapominając o profilaktyce i procedurach) to:

1. Zawsze miej na względzie swój cel. Plan długoterminowy i codziennie idź chociaż krok w jego kierunku.
2. Nie noś problemów w głowie – bo będzie bolała. Wypisuj absolutnie wszystko z głowy na kartkę.
3. Dokonuj selekcji ważności. Zawsze pamiętając o celu głównym.
4. Wybieraj mniej, niż jesteś w stanie zrobić, ale zrób to na pewno w wyznaczonym sobie czasie.
5. Najważniejszy jesteś Ty, więc inwestuj w siebie i ładuj akumulatory. Nie niszcz się brakiem snu i niedojadaniem.
6. Cały czas się ucz w kontekście tematów, które właśnie realizujesz.
7. Gdy masz cel, to masz określoną czynność do wykonania i nie pozwalaj sobie przerwać.
8. Pracuj etapami na ile pozwala Twoja umiejętność koncentracji, ale w tych odcinkach czasowych izoluj się od wszystkich i wszystkiego. To nie McDonald’s.
9. Oceniaj siebie jak pracownika, któremu wypłacasz pieniądze za konkretną pracę.
10. Działaj twórczo, gdy masz energię, gdy Ci jej brakuje wykonuj czynności rutynowe.

Triki „bez logiki”

W większości książek nie jest to napisane:

1. PLANUJ – ALE MNIEJ

Jeżeli wypełnisz swój harmonogram skrupulatnie w całości, to i tak znajdą się jakieś „niespodzianki”. Choćbyś stanął na uszach, nie unikniesz sytuacji, w których wydarzy się coś, co Cię z tego planu zrzuci. Wypełniaj swój kalendarz w ok. 50% najważniejszymi czynnościami, które MUSZĄ się wydarzyć. Resztę wykonasz przy okazji.

2. ODKŁADAJ NA POTEM

Nie zakładaj cudów, a tym bardziej nie obiecuj ich swoim klientom. Wyjdziesz na osobę nierzetelną, a sam nabawisz się poczucia winy. Planuj z zapasem czasowym i staraj się skończyć jak najwcześniej. Dotrzymuj terminów lub je wyprzedzaj.

3. ZMARNUJ TROCHĘ CZASU

Na przerwę, na mentalny odpoczynek. Na swoją nagrodę. Odzyskanie świeżości pozwoli Ci wrócić do pracy w podwójną efektywnością.

4. JEDNA RZECZ NA RAZ

Przeskakiwanie pomiędzy zadaniami obniża Twoją wydajność (ponowne zagłębianie się w temat), również Twoje IQ spada z racji wybicia z procesu myślowego. Robisz to wolniej, ospale i zawsze od początku. Wydaje Ci się , że robisz kilka rzecz na raz, ale w rzeczywistości zamiast przyśpieszać zwalniasz.

5. BĄDŹ ASERTYWNY

Naucz się odmawiać – Twoja dyspozycyjność dla wszystkich – To nie McDonald`s (powtarzam, aby zostało na zawsze w Twojej głowie – będziesz wiedział o co chodzi).

Dekoncentracja – Twój czasowy oprawca

Ten problem dotyka 70% ludzi na świecie… Badania pokazują, że ponad 70% ludzi ma kłopot ze skupieniem się na jednym zadaniu na raz przez dłuższy czas. Dotyczy to praktycznie każdego, szczególnie w obecnych czasach. Podobno wchłaniamy 34 gigabajty danych dziennie – to odpowiednik 100 tysięcy słów, a te liczby ciągle rosną… Jak się skoncentrować przy takiej ilości danych, które wciąż walczą o Twoją uwagę?

Technologicznymi złodziejami Twojej uwagi w pracy są: telefon, aplikacje, skrzynka mailowa, firmowe czaty grupowe (masz wszystko wiedzieć, a prawie nic Ciebie nie dotyczy ), media społecznościowe, portale internetowe, transmisje i artykuły online (jaki wynik, kto wygrywa). Kolejni złodzieje czasu i uwagi to otaczający Cię LUDZIE.

Pracujesz z ludźmi, słyszysz, jak rozmawiają. Często rozmowy dotyczą tematów niezwiązanych z pracą i są dość głośne. Rzadko informujesz ich, że to, co robią, Ci przeszkadza, w końcu mogliby powiedzieć, że się czepiasz.

Do tego raz na jakiś czas ktoś chce z Tobą pogadać. Nieważne, czy robisz coś naprawdę ważnego, czy nie, przerywasz i pomagasz tej osobie – w końcu trzeba być koleżeńskim! Podczas zebrań 90% czasu jest kompletnie bezproduktywna z powodu ciągłego schodzenia z tematu. Hałas – jeżeli nie możesz się wyizolować, załóż słuchawki – udawaj, że słuchasz muzyki, a nie się izolujesz. Komuś w słuchawkach boimy się przeszkadzać. Mimo woli nie chcemy, aby musiał je zdejmować. Nie słysząc nie będziesz członkiem pogawędki mimo woli, więc też nie będziesz proszony w włączanie się w Polaków rozmowy.

Zmęczenie – no cóż – kategorycznie do określonej godziny i regularnie lulu, temat rzeka… No i oczywiście TY SAM. Gdy tylko zabierzesz się za jakieś zadanie, Twój umysł natychmiast tworzy nowe pomysły. Wydaje Ci się, że są one całkiem interesujące i stoisz przed dylematem: zabrać się za nowy, fajny pomysł, czy pozostać przy aktualnym zadaniu? Samo to rozważanie już rozprasza Cię na tyle, że nie potrafisz kontynuować. Chcesz zabrać się do pracy, ale nie dajesz rady skupić się na dłużej.  Rozpoznaj i wydłużaj swój przedział wysokiej koncentracji.

To nie McDonald`s

Miałem prezesa który wyrzucał mnie za drzwi, nawet gdy przychodziłem z pożarem. Krótkie „To nie McDonald`s” załatwiało sprawę i dawało do zrozumienia: spadaj. Wszyscy wiedzieliśmy, kiedy ma dla nas czas, a właściwie to on wiedział, Kiedy i Kto, a co najważniejsze: po co? Teraz już wiesz, o co chodzi z tym McDonald`s-em.

Inny współpracownik, szef marketingu, nie pozwalał sobie dokładać do kupki: nowa rzecz na dno! Trzeba było się napocić, aby coś uznał na Priorytet i zmienił kolejność. Ale wszystko co ważne zawsze było na czas.

„Przyszedłeś się pochwalić, czy pożalić?” – rzucała szefowa sprzedaży na dzień dobry niezapowiedzianym gościom i złodziejom czasu.

I jak działała ta firma? LIDER Rankingów!

Procedury

Potarzam do skutku: celem procedur jest ustandaryzowanie działań pracowników tak, by były powtarzalne, mierzalne i skuteczne. Procedury firmowe ustalają zasady pracy, porządkują ją i upraszczają, a także ułatwiają eliminowanie błędów. Podnoszą wydajność i oszczędzają CZAS.

Dlaczego właściciele biznesów nie piszą procedur, choć wiedzą, że to konieczność?

Gdzieś czytałem, że na zadane pytanie na jakiejś konferencji: Kto z Was wie o tym, że powinien mieć spisane procedury w firmie? wszyscy podnieśli ręce – ok. 200 osób. A kto z Was ma spisane procedury w firmie? Podniesionych rąk naliczono… trzy.  Powtórzyłem pytanie na zebraniu Kluczowego Klastra Przemysłowego! 80 do ZERA (aż niemożliwe – może biznesmeni bali się, że będę dopytywał, bo o ile ktoś coś ma, to pewnie daleko mu do zadowolenia z ich przestrzegania. Dlaczego? Odwołuję się do BIZNES.meble.pl, nr 6-7/2023.

Zawsze ta sama wymówka – BRAK CZASU, ale Ty już wiesz, że to nieprawda. Nadal nie widzisz celu pisania procedur i nie spowodujesz ich pisania, dopóki nie uznasz w jakim celu chcesz to zrobić tzn. w czym rzeczywiście Ci one pomogą?

Żaden brak czasu, po prostu nie widzisz celu jej tworzenia. Wracaj do BIZNES.meble.pl, nr 6-7/2023!

Skoro rozpoczęliśmy nasze spotkania od branżowego alfabetu (BIZNES.meble.pl, nr 6-5/2023), a właściwie od artykułu Pani Anny Gąsiorowskiej (BIZNES.meble.pl, nr 4/2023) „Róbmy swoje – od A do Z”, to idąc tym tropem bardzo polecam kolejną prostą technikę, którą Brian Tracy opisał w swojej książce „Zjedz tę Żabę”.

Zauważ, że niezależnie od przedstawianych technik – zasady zawsze są te same.

Metoda zarządzania czasem ABCDE

Wypisz na kartce wszystkie zadania, które masz do zrobienia. Następnie, do każdego z nich przyporządkuj odpowiednią literę – A, B, C, D lub E, pamiętając, że:

A – zadania, które MUSISZ wykonać, inaczej grożą Ci poważne konsekwencje.

B – te, które POWINNY być wykonane, ale jeśli tak się nie stanie, to nikt Ci głowy nie urwie.

C – zapisz przy zadaniach, które LUBISZ wykonać, ale nie mają wpływu na wyniki Twojej pracy (np. spotkanie z ulubionym Dostawcą lub Klientem).

D – takie, które możesz DELEGOWAĆ innym.

E – pozostałe, które nie mają większego znaczenia, większość z nich przestaje być aktualna w czasie.

Dobrze zastanów się nad doborem kategorii, by NIGDY nie przechodzić do obowiązków niższej kategorii, jeśli te z poprzedniej nie zostały jeszcze wykonane.

TROCHĘ KONKRETÓW dla niecierpliwych

CZAS występuje w każdym procesie. Określenie wartości finansowych też w większości przypadków odnosi się do czasu

1 na minutę, 60 na godzinę 10 tys. miesięcznie…

Nie ma efektywnej produkcji, planowania produkcji, określania kosztów wynagrodzeń, ani możliwości wyliczenia ceny wyrobu bez CZASów.

Norma czasu pracy, czas przygotowawczo-zakończeniowy, czas jednostkowy, czas wykonania, czas uzupełniający, czas główny, czas pomocniczy, czas uzupełniający, czas obsługi, czas odpoczynku, czas potrzeb fizjologicznych, czas cyklu produkcyjnego, którego skrócenie jest zbawienne na wielu polach… W produkcji wszędzie jest CZAS.

Na jakiej podstawie, bez znajomości czasów produkcji, wiesz, czy jest opłacalna na poziomie wyrobu?

Dzisiaj skracanie wszystkich czasów to podstawa konkurencyjności, a znajomość i ciągła aktualizacja ich wszystkich to konieczność przy wprowadzaniu ERP-ów, MES-ów i innych informatycznych wspomagaczy. Inaczej będzie „Shit goes in, shit comes out”.

Wyluzuj, taka szczegółowość to potrzeba największych firm, których skala zarabia na tego typu rozwiązania. Jeżeli chcesz wiedzieć, czy panujesz nad wszystkimi czasami, które założyłeś w kalkulacjach zrób proste przeliczenie.

Wszystkim wyprodukowanym z danym miesiącu meblom przypisz zmierzony lub założony w kalkulacji czas ich wykonania. Zsumuj wszystkie czasy i otrzymasz zakładany czas produkcji. Następnie porównaj ten wynik z rzeczywistym czasem, za który zapłaciłeś w tym samym miesiącu. Zrób to, bo możesz się zdziwić. Miałem już wyniki na poziomie 50%! Sprawdź także, jaką wartość w kalkulacji ceny wytwarzanego mebla przypisałeś do zakładanego czasu jego produkcji, czyli wartość roboczogodziny.

Zacznijmy od podstaw. Najważniejsza jednostka czasu w produkcji to: RH (RBH) – roboczogodzina. Daję słowo, niewielu moim podopiecznym jej wartość jest znana.

Koszt roboczogodziny (RBH) informuje nas, ile kosztuje godzina obróbki produktu na konkretnym wydziale. Wyliczamy ją jako iloraz wszystkich kosztów ponoszonych na wydziale w danym okresie i liczby roboczogodzin wykonanych na nim w tym samym okresie. Można to uprościć do znajomości ogólnych kosztów stałych w przedsiębiorstwie. Nie jest to bynajmniej koszt zatrudnienia pracownika, bo i z taką wersją się spotkałem.

Osobiście polecam wersję, jaką stosuję na wejściu, gdy mam niewiele czasu na ocenę rentowności przedsiębiorstwa. Poza tym można ją szybko zastosować dla porównania wyniku miesiąc do miesiąca mając aktualny RZiS i dane o godzinach pracy od pani kadrowej. Sprawdzaj co miesiąc i zapisuj wynik. Będziesz wiedział, czy ta wartość maleje, czy rośnie, a co za tym idzie, czy usprawniasz procesy produkcji, czy wydajność czasowej efektywności spada na „pysk”.

Ja stosuję Wartość RBH jako sumę absolutnie wszystkich stałych kosztów w firmie (z kawą, herbatą i papierem toaletowym). Produkcyjnych i administracyjnych (bo przecież produkcja na biuro też musi zarabiać) + zyski, jakie mnie satysfakcjonują (bo przecież nie chcemy pracować na koszty, tylko zarabiać pieniądze – w końcu po to stworzyłeś własne przedsiębiorstwo). Chyba, że firma walczy o przetrwanie lub zakłada stratę, bo i tak bywa. Tak obliczoną wartość dzielimy przez liczbę faktycznie przepracowanych godzin w obszarze produkcji. Np. koszty stałe PLUS zysk = 100 tys. PLN / 1.000 godzin = 100 PLN (wartość RBH).

Wyobraźmy sobie, że te same koszty pokrywamy czasem produkcyjnym 500 godzin.

100 tys. / 500 = 200 PLN !!!!!!!!!!!

I o to chodzi! Taki niby paradoks – życzę wszystkim, aby wartość roboczogodziny w jego firmie wynosiła 1.000 PLN i więcej. Oczywiście przy osiąganiu Break Even, czyli bez zanotowania straty.

Jak to? Im droższa roboczogodzina – tym lepiej? Tak to! Im więcej zarabiasz w ciągu godziny – tym lepiej! – Prawda! Wartość roboczogodziny jest kosztem w kalkulacji, ale jednocześnie wskaźnikiem efektywności przerobu w czasie.

Inaczej o tym samym

Produkujesz wyrób o udziale materiałowym 50% , czyli  materiał kosztuje Cię 50, a sprzedajesz go za 100. Drugi wyrób ma udział materiałowy 80%, czyli materiał kosztuje 80, a sprzedajesz go też za 100. Który z nich jest wartościowszy dla Twojej Firmy? Niby oczywiste.

Nie wiemy! Bo nie mamy wszystkich danych, a przede wszystkim, jaki jest czas produkcji obu wyrobów? Jeżeli pierwszy wyrób produkujesz w ciągu 1 godziny, to zarabiasz 50 na godzinę, ale jeżeli drugi (ten gorszy?) produkujesz w czasie 10 minut, to Twój zarobek wynosi i nagle obraz rentowności się zmienia. Dlatego CZAS zmienia wszystko. Przy wartości roboczogodziny na poziomie 120 PLN jedna minuta jest dla Ciebie warta 2 PLN.

Często warto użyć lepszych materiałów lub więcej materiału oszczędzając czas. Tymczasem, często spotykam się z gromadzeniem odpadu i grzebaniem w śmietnikach celem znalezienia czegoś, z czego próbuje się coś wyprodukować. Jeżeli tak zarządzasz ludźmi, że mają na to CZAS i nie potrafisz tego zmienić, to idź grzebać razem z nimi w śmietnikach.

Czy warto przez 5 minut (za 10 PLN) szukać kawałka materiału wartego 1 PLN? Właśnie „mój” przedsiębiorca wywiózł 7 ton wiekowego odpadu profili metalowych na złom. Odzyskał trochę grosza, a w zakładzie zrobiło się wydajniej, jaśniej i przestronniej.

CZASowy Wskaźnik Handlowy to ROTACJA

Jak wyżej: kupiłem narożnik za 1.000, bo miałem go sprzedać za 3.000 (Faktor 3). Nie sprzedałem w rok. Na potrzeby obliczeń udało mi się go wreszcie sprzedać w rocznicę. Zarobiłem 5 PLN dziennie. Stolik, który przy nim stoi sprzedaję raz w miesiącu. Kupiłem go za 500 zł – sprzedaję za 800 (Faktor 1,6). Zarobiłem 10 PLN dziennie. To jednak nie wszystko. Jeżeli jest to salon meblowy – to jego najcenniejszą wartością jest podłoga – wartościowo zastawiona. Narożnik zajmuje 3m2, a stolik 1 m2. To nadal nie wszystko. Moja podłoga miesięcznie kosztuje (jw. z kawą i papierem toaletowym) 50 PLN/m2. Stolik daje wynik 300 PLN z 1m2. Niech tam dalej stoi. Natomiast do narożnika dołożyłem 1.800 PLN przez zasiedzenie.

Poświęć więcej czasu na analizy i spróbuj się lepiej przygotować do odpowiedzi na pytanie: co i dlaczego produkować i sprzedawać. A skąd mam wiedzieć, jak i co się będzie sprzedawało? Jak i co wyprodukować? W czym się specjalizować dla osiągnięcia przewagi nad konkurencją? Jaką strategię obrać? Kosztową/Cenową, Terminową/Dostępnościową, Marketingową, Wyspecjalizować się… W czym?

Zależy, ile CZASu poświęcisz, aby to dokładnie przeanalizować i jak szybko zaczniesz działać w tym kierunku.

Na niedawnym spotkaniu szkoleniowym z obsługi narzędzia do integracji e-commerce było ludzi jak na stadionie. Uważasz, że za wcześnie tam przyszli?. Czy nie wiadomo, dlaczego Ciebie tam nie było?… Pewnie nie miałeś CZASu.

Czas obsługi klienta, czas wizyty handlowej, czas na przygotowanie umowy, czas na podpisanie umowy, sprzedaż tygodniowa, nowi klienci na miesiąc, czas realizacji zamówień, czas rotacji… W sprzedaży wszędzie jest CZAS, CZAS, CZAS…

Na jakiej podstawie, bez znajomości wyników w czasie, ocenisz, czy masz sprzedawcę Sprzedającego, czy Zawracającego Dupę, do którego wszyscy ciągle mają oddzwonić.

Czasu nie kupisz

Bezpośrednio czasu dla siebie nie można kupić, jednak w biznesie możemy kupować czas u innych. W dobie oszczędności kosztowych, zamiana kosztów stałych na rzecz zmiennych to podstawa. Nawet nie trzeba go kupować. Osobiście mam ponad 2 tys. kontaktów biznesowych – osób odbierających telefon, gotowych coś dla mnie zrobić. Ty też je masz, bo Twoim kontaktem jest np. każdy Twój dostawca, kooperant lub ktoś, kto jest od Ciebie zależny (lub odwrotnie).

Każda z wymienionych osób może wykonać dla Ciebie lub za Ciebie jakąś pracę. Poświęcić odrobinę swojego czasu. Coś poszukać, dobrać, podpowiedzieć. Nie tylko produkt, ale rozwiązanie, zastosowanie, opowiedzieć, jak to zrobić lub jak to robi sam. Przepraszam – nie jesteś Eisteinem, ja też nie!, więc pozwól aby ktoś inny, kto z założenia ma większą wiedzę, mógł Ci podpowiadać. Co ciekawe, taka osoba się ucieszy, że może Ci pomóc, bo zgodnie z regułą wzajemności wie, że Ty też możesz coś dla niej zrobić. Jeśli nie teraz, to być może w przyszłości. Każdy mój dostawca, na każde kolejne spotkanie wraca przygotowany z odrobionym zadaniem domowym. Polecam.

Outsorsing – to pozbywanie się tych zadań, które ktoś za nas może zrobić lepiej, szybciej, a przede wszystkim taniej. Jednocześnie możemy zewnętrznie przetestować zasadność inwestycji, co do których mamy wątpliwości zwrotu. Dzisiaj zleca się dosłownie wszystko: sprzątanie, usługi księgowe, produkcje, projekty, tematy konstrukcyjne, usługi marketingowe, informatyczne… W dobie ciekawej sytuacji, którą mamy na rynku, staram się redukować koszty stałe m.in. zatrudnienia, zwiększając jednocześnie wolumen sprzedaży. Jak? Dzięki wolnym mocom produkcyjnym u innych.

ZOBACZ TAKŻE: Czas robi swoje – a Ty?

Planowanie i szanowanie własnego czasu – to absolutna podstawa Twojej efektywności. Np. planowałem pojechać do… Zmieniłem zdanie – zaprosiłem do siebie. Zapraszam z odrobionym zadaniem domowym.

Szanuj siebie i swój CZAS.

TEKST: Wiesław Kalinowski

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 9/2023