Przedstawiciele firm oferujących meble biurowe odnotowują tendencję do rezygnowania z dużych i oficjalnych sal konferencyjnych na rzecz bardziej kameralnych miejsc, sprzyjających mniej formalnym spotkaniom w niewielkich grupach.

Z obserwacji Zuzanny Mikołajczyk, dyrektora ds. marketingu i handlu, członka Zarządu Mikomax Smart Office, wynika, że nowoczesne biura odchodzą od tradycyjnych sal konferencyjnych, których zmiana jest trudna i kosztowna. Trend ten wynika z kilku czynników – zauważa. – Nowe pokolenia pracowników preferują mniej formalne miejsca spotkań. Projektanci myślą również o elastyczności biura. Klasyczna sala konferencyjna to najczęściej niewykorzystana przestrzeń, która jedynie sporadycznie w pełni spełnia swoje funkcje.

Znacznie lepiej sprawdzają się wydzielone z przestrzeni wspólnej powierzchnie, które wyznaczają miejsca spotkań, m.in. poprzez specjalnie zaprojektowane meble, np. kanapy i fotele z wysokimi oparciami, gwarantującymi prywatność i izolację akustyczną. Systemy tego typu, zależnie od potrzeb, sprawdzą się do kameralnych spotkań czy nieformalnego zebrania. Mogą też służyć jako pokoje do pracy cichej, rozmów telefonicznych czy po prostu odpoczynku – dodaje.

Mobilne rozwiązania do sal konferencyjnych

W trosce o efektywne wykorzystanie przestrzeni stosuje się też mobilne rozwiązania. Przykładem takich mebli są stoły, które po złożeniu zajmują niewiele miejsca, a tym samym pozwalają na użycie sali konferencyjnej w innym celu. Dodatkowo stopniowo odchodzi się od spotkań na siedząco, na rzecz tych przeprowadzanych na stojąco. Są one nie tylko bardziej dynamiczne i skuteczne, ale też pozytywnie wpływają na nasze zdrowie – wyjaśnia Zuzanna Mikołajczyk.

ZOBACZ TAKŻE: Równouprawnienie

Zdaniem Małgorzaty Chylewskiej, kierownika działu marketingu w Fabryce Mebli Biurowych MDD, czynnikiem wpływającym na zmianę systemu pracy i sposobu komunikacji w firmach jest też obecny stan rozwoju technologii telekomunikacyjnych. Pozyskanie informacji zwrotnej od pracownika stało się dziecinnie proste – wymiana mailowa, informacja telefoniczna czy spotkanie w formie telekonferencji to już normalne zjawisko i nie wymaga fizycznej obecności pracownika, więc tradycyjne spotkania można ograniczać do minimum – mówi.

Nie oznacza to jednak jeszcze spadku zainteresowania tradycyjnymi stołami konferencyjnymi. Obie formy istnieją raczej obok siebie niż zamiast. Z drugiej strony obserwujemy znaczny wzrost popularności mebli mobilnych. Przykładem mogą być stoły na kółkach, ze składanym blatem, które mają szerokie możliwości aranżacyjne, a po złożeniu zajmują bardzo niewiele miejsca („hot desk”). Dzięki nim można zorganizować zarówno kameralne spotkanie w przyzakładowej kafeterii, jak i dużą konferencję w wynajętej sali bankietowej – dodaje.

Spotkania – tak, ale jakie?

W opinii Aleksandry Krawsz, marketing & PR managera w firmie Kinnarps Polska, najprawdopodobniej znajdujemy się u progu całkowitej zmiany paradygmatu spotkań. Nie tylko w związku ze zmianami technologicznymi, lecz także z nowymi zachowaniami uczestników, pojawiającymi się pod wpływem nowych technologii.

Na przykład najmłodsi pracownicy, tzw. „digital natives”, przyzwyczajeni zarówno do udzielania, jak i otrzymywania błyskawicznego „feedbacku” przenoszą swoje przyzwyczajenia na spotkania „w realu” i oczekują technologii, która będzie im umożliwiała komentowanie prezentacji czy wykładu w czasie rzeczywistym oraz uwzględnianie ich komentarza, czy nawet modyfikowanie treści w trakcie prezentacji – przekonuje.

Jej zdaniem pociąga to za sobą całkowitą zmianę podejścia do aranżacji miejsc spotkań. Temu zagadnieniu poświęcono obszerną część Raportu Trendów firmy Kinnarps pt. „Projektowanie przestrzeni życia i pracy w dekadzie różnorodności”, którego lekturę poleca wszystkim zainteresowanym tym tematem.

Technologia wkracza do sal konferencyjnych

Inne, nieco bardziej znane tendencje dotyczą upowszechnienia wideokonferencji, co np. skutkuje zmianą kształtu stołów konferencyjnych. Większych zmian spodziewamy się w ciągu najbliższych lat wraz z nowymi technologiami np. AR/VR lub ekrany OLED – dodaje Aleksandra Krawsz.

Paulina Szlendak z firmy Euronova podkreśla, że sala konferencyjna to pomieszczenie, które jest wizytówką firmy, dlatego jej wygląd jest bardzo ważny. Najlepiej sprawdzi się połączenie tradycji z nowoczesnością – uważa. – Najmodniejsze meble konferencyjne na stożkowatych, chromowanych nogach są ucieleśnieniem pozycji i prestiżu firmy. Lekka konstrukcja nie przytłacza pomieszczenia, w którym się znajduje. Najlepiej jeśli do stołu dobrano krzesła w podobnej stylistyce.

Z jej doświadczenia wynika, że w stołach konferencyjnych najczęściej stosowane są blaty fornirowane oraz ze szkła, natomiast pewną nowością są blaty pokryte wysoko połyskującymi matami akrylowymi. Gdy połączymy je z chromowanym stelażem otrzymujemy stół o nowoczesnym i eleganckim wyglądzie – zachwala. Dodaje również, że technologicznie zaawansowane rozwiązania sal konferencyjnych mogą być wyposażone w mediaporty, umożliwiające bezpośrednie podłączenie komputera do rzutnika, a także naładowanie telefonu lub innego urządzenia.

TEKST: Anna Żamojda

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 4/2016