Chociaż na co dzień nie uświadamiamy sobie, jak bardzo jesteśmy skuteczni, potwierdzamy to każdym zrealizowanym zadaniem. Nad skutecznością warto pracować, bo daje nam satysfakcję a naszemu życiu taki smak, jak wisienka na torcie.

Reklama

Jeśli przyjęli Państwo zaproszenie do lektury tego tekstu to znaczy, że mogą też przyjąć zaproszenie do chwili refleksji nad własną skutecznością. Z pewnością uda się przypomnieć sobie przynajmniej jeden projekt zakończony sukcesem. Być może byliśmy jego autorami, koordynatorami lub uczestnikami.

Wszyscy zaangażowani w realizację zadania mieli swój udział w jego sukcesie a więc wszyscy mogą też czuć satysfakcję i mieć poczucie skuteczności. Do tego nie potrzeba z resztą podejmowania wielkich i ambitnych wyzwań. Wystarczy dobrze przepracowany dzień. Na jego zakończenie możemy sobie powiedzieć: udało mi się zrealizować wszystkie zaplanowane działania – jestem skuteczny.

Co z tego mam?

Każde wykonane zadanie daje nam poczucie satysfakcji – mówi Iwona Ostrowska z Instytutu Rozwoju Biznesu. – Poczucie satysfakcji napędza nas do podejmowania kolejnych wyzwań, czy to w pracy, czy też w domu. Jeśli bierzemy odpowiedzialność za własne życie a przy tym cenimy efektywność, to chcemy podejmować kroki, które będą świadczyły o tym, że sami kreujemy rzeczywistość. Chcemy mieć poczucie, że życie zależy od nas. Skuteczność i płynąca z niej satysfakcja budują przekonanie o naszym wpływie na rzeczywistość. Pozwalają wierzyć, że nie jesteśmy wobec niej bezradni. Mamy wpływ na to, co dzieje się w naszej pracy i w naszym środowisku – dodaje.

W rozpoczynaniu zadania ważny jest element nagrody. Musi mieć go na uwadze tak menedżer zespołu, jak też każdy z uczestników projektu. Nagrodą jest świadomość osiągnięcia celu. Poczucie, że zrobiło się coś dobrego, nowego, pożytecznego – wyjaśnia Iwona Ostrowska.

Złoty środek

Jak w niemal każdej dziedzinie, w budowaniu przekonania o własnej skuteczności potrzebna jest umiejętność znalezienia złotego środka. Łatwo bowiem o przesadę. Warto mieć motywację i świadomość celu. Warto też zachować zdrowy rozsądek i pamiętać, że nie da się go osiągnąć za wszelką cenę. Jak zaznacza Iwona Ostrowska, na samym początku każdy projekt jest ciekawy i budzi ogromny entuzjazm. Kiedy po jakimś czasie wracamy do początku i patrzymy na niego z dystansu, okazuje się, że część pomysłów w ogóle nie została zrealizowana a część przeobraziła się w coś zupełnie innego.

Jest to jak najbardziej naturalne. Nie ma takiego zadania, które udałoby się zrealizować w 100% zgodnie z początkowym planem – mówi trenerka i konsultantka. – Uważam, że w realizacji zadania najtrudniejsze jest nie to, jak wielkim jest wyzwaniem a to, że w trakcie jego realizacji zachodzą zmiany. Od zmian zależy, czy zespół uruchomi pełnię swoich możliwości i doprowadzi projekt do finału czy nie – zaznacza Iwona Ostrowska. Jej zdaniem, warto zwrócić uwagę na to, że zmiany zawsze się pojawiają. Mogą się zmieniać terminy. Ewolucji może też zostać poddany sam projekt. Wiedzieć o tym powinien każdy doświadczony koordynator.

Pułapki mogą czekać na osoby zbyt mocno skoncentrowane na wykonaniu zadania w stu założonych procentach. Dotyczy to zwłaszcza młodych osób nie dopuszczających możliwości porażki, potknięcia, zmiany. Zbyt duża koncentracja na wyniku może powodować frustrację. Osoba taka może poświęcać zbyt dużo uwagi szczegółom.

Pracować nad skutecznością, nie skupiać się na doskonałości

W rzeczywistości biznesowej nie warto nadmiernie skupiać się na doskonałości. Lepiej skupić się na osiągnięciu wyniku możliwego do osiągnięcia w określonym czasie – podkreśla Iwona Ostrowska. Zwraca uwagę, że dopracowywanie szczegółów czy nadmierne wzbogacanie rozwiązania powoduje, że zdanie zajmuje zbyt dużo czasu. Generuje też zbyt dużo kosztów, co nie jest potrzebne. Lepiej skoncentrować się na następnym zadaniu. Rzeczywistość biznesowa jest zbyt dynamiczna. Trzeba skupiać się na kolejnych wyzwaniach a nie na perfekcji – mówi trener biznesu.

Presja, która odrzuca możliwość porażki, może być wyniszczająca tak dla wkraczających w rzeczywistość rynkową osób młodych, jak też dla osób starszych, które z racji wieku nie mogą być aż tak kreatywne, jak młodsi koledzy. Chociaż osoby starsze nie będą prowokatorami zmian i będą wolały stabilizację, mogą efektywnie przyczynić się do realizacji projektu i osiągnięcia sukcesu. Można się od nich uczyć dojrzałości, dystansu zarówno do porażek, jak i do sukcesów – podkreśla Iwona Ostrowska.

To przede wszystkim kwestia doświadczenia. Jeśli się przeżyło ileś projektów, spotkań z klientami, wpadek czy trudnych sytuacji z ludźmi, to wiadomo, że ze wszystkiego jest jakieś wyjście. Świat nie kończy się na porażce. Zdecydowanie łatwiej podchodzi się do  każdego kolejnego zadania – dodaje.

Jeśli osoby dojrzałe miałyby szansę uczestniczyć w projekcie, byłoby to dla wszystkich niezwykle cenne, bo dysponują one know-how, które nie jest i nigdy nie będzie opisane w książkach. Mając doświadczenie w tej materii i przekazując je młodszym osobom, mogą czerpać satysfakcję z pracy – zaznacza Iwona Ostrowska.

Z satysfakcją

Podkreśla, że z racji na zmieniającą się strukturę wiekową na rynku pracy, model zespołu złożonego z osób w różnym wieku jest jak najbardziej prawdopodobny. Jeśli zadanie jest dopasowane do możliwości osoby po 60-tym roku życia, to z pewnością może być przez nią zrealizowane z satysfakcją. Długoletnią aktywność osób dojrzałych na rynku pracy gwarantują też zmiany w stylu życia. Dbamy o zdrowie, o formę, o aktywność fizyczną i sprawność umysłową. Wszystko to sprzyja temu, abyśmy wraz z wiekiem nie tracili zdolności do wykonywania zadań i dobrego zdania o własnych kompetencjach.

Skoro wiek nie zwalnia ze skuteczności a może być jej sprzymierzeńcem, tym bardziej nie wyklucza tego forma zatrudnienia. Iwona Ostrowska jest zdania, że wszystko zależy od naszego nastawienia oraz predyspozycji psychicznych. Są osoby, które mają taką wiarę w siebie i w swoje możliwości życiowe, że nie potrzebują mieć etatu i comiesięcznej kwoty gwarantowanej. Takie osoby zgodzą się na pracę w systemie zadaniowym. Będą przekonane, że dzięki prowizji czy premiom finalnie zarobią więcej. Osoby te wierzą w siebie, w swoje możliwości i obecność na rynku.

Są też osoby, które nawet mając takie przekonanie, bez minimalnej podstawy nie będą w stanie skupić się na pracy, bo będą ogarnięte lękiem o kredyt i zapewnienie bieżących opłat związanych z życiem rodzinnym. Dopiero kiedy dostaną podstawę poczucia bezpieczeństwa, będą w stanie rozwinąć skrzydła i uruchomić pełną efektywność.

Jak to zrobić?

W skutecznej realizacji zadania zespołowego ważny jest dobry menedżer i dobrze zmotywowany zespół. Co zrobić, aby niezależnie od miejsca w szeregu być osobą skuteczną? Osoba skuteczna jest skoncentrowana na zadaniu. Cel jest dla niej bardzo istotny. Osoba skuteczna potrafi dobrze planować i trzyma się terminów, które sama sobie wyznaczyła. Jest też osobą elastyczną. Kieruje realizacją zadań tak, aby je ukończyć. Dopasowuje się do sytuacji, aby osiągnąć cel – definiuje Iwona Ostrowska.

Kim jest skuteczny menedżer? To osoba, której sposób działania pociąga za sobą innych – podkreśla konsultantka. Człowiek na tym stanowisku powinien być obdarzony charyzmą, umieć przekonać do własnej wizji i patrzeć perspektywicznie. Kierując zespołem trzeba umieć myśleć całościowo. Trzeba brać pod uwagę perspektywę innych osób. Ważna jest umiejętność wpływania na ludzi po to, aby wypracować najlepsze z możliwych rozwiązań. Jednym z najskuteczniejszych narzędzi, jakim może posługiwać się skuteczny menedżer jest umiejętność wzbudzania w zespole motywacji. To jest ważna kompetencja, którą buduje tak autorytet merytoryczny, jak i umiejętność zauważania i doceniania pracy innych osób. Iwona Ostrowska z praktyki szkoleniowej i kontaktu z ludźmi biznesu wie, jak ważne jest odpowiednie planowanie i właściwy podział obowiązków.

Należy wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za całość. Nawet jeśli współpracuje ona z innymi osobami, koordynuje ich pracę, to skupienie odpowiedzialności u jednej osoby gwarantuje, że do niej będą spływały wszelkie informacje. Ona będzie pilnowała realizacji harmonogramu, realizacji zadań i osiągnięcia efektu końcowego – podpowiada.

Wisienka na torcie

W skutecznej realizacji projektu istotne jest stałe monitorowanie procesu. Pomocny jest harmonogram, który określa, jakie zadania zostaną zrealizowane w określonych odcinkach czasowych. Ważne jest planowanie realistyczne, uwzględniające również okoliczności, które mogą wpłynąć na wydłużenie czasu realizacji. Z jednej strony, istotne jest założenie elastyczności, z drugiej pilnowanie harmonogramu. Ważne jest wyznaczenie terminów, w których bezwzględnie musimy zakończyć pracę nad jakimś etapem projektu. Trzeba ustalić granice i się ich trzymać.

O ile o poczucie satysfakcji łatwiej w przypadku realizacji konkretnego projektu, czasem trudniej o nie w codziennej pracy. Przysłowiową wisienkę na torcie zdobywamy w efekcie 10-20% działań wykonanych nad całością projektu. Zdecydowana większość obowiązków, choć potrzebna i konieczna,  nie przynosi natychmiastowych i spektakularnych efektów. Jak przekonuje Iwona Ostrowska, każdy dzień może dawać poczucie sprawczości i skuteczności. Dla każdego może ona jednak oznaczać coś innego.

Jedna osoba może czuć spełnienie wiedząc, że danego dnia wykonała zaplanowane czynności. Inna, będzie spełniona czując, że się solidnie napracowała. Są też osoby, które zadowolą udane relacje z innymi ludźmi i praca w zespole. Wszystko to będzie nas motywowało, pod warunkiem, że nie należymy do osób nieświadomie nastwionych na sabotaż własnego sukcesu. Przyczyn autodestrukcji może być wiele a zrozumieć je może pomóc porażka zawodowa. Do każdej z nich warto podejść z refleksją. Porażka zawsze jest szansą i pozwala zrozumieć, co następnym razem możemy zrobić lepiej.

TEKST: Diana Nachiło

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 10/2014

Tekst powstał na podstawie rozmowy z Iwoną Ostrowską z Instytutu Rozwoju Biznesu.