Według definicji priorytetyzacja to proces ustalania kolejności realizacji zadań w oparciu o ich ważność, pilność oraz dostępne zasoby. Prawdą jest, że kwestia organizacji biurokratycznych działań przeplata się również ze sferą życia osobistego – nawet, jeśli próbujemy „nie przynosić pracy do domu”. Jak nauczyć się wyznaczać priorytety tak, żebyś zyskał na tym zarówno Ty, jak i Twój biznes?

Reklama

Umiejętność odpowiedniego rozróżniania zadań oraz planowania z głową to umiejętność, którą powinien zdobyć każdy, kto zarządza całością lub częścią firmy. Odpowiedni plan i strukturyzacja to podstawa. Jednakże, gdy wciąż skupiamy się na wyznaczaniu czysto biznesowych celów i próbach ich osiągania kosztem wszystkiego innego, błyskawicznie zapominamy o priorytetyzacji w życiu codziennym.

Tymczasem priorytety są tak samo ważne, o ile nie ważniejsze. Poznajesz ten schemat? Nie musisz wciąż w niego wpadać. Dziś opowiem Ci, jak mądrze połączyć jedno z drugim.

Priorytetyzacja – dlaczego jest potrzebna?

Statystyki wyraźnie pokazują, że aż 88% osób, które nie wyznaczają celów, nie osiąga zadowalających rezultatów w swojej pracy. To znaczna większość! Do tego osoby, które nie mają pojęcia, jak priorytetyzować zadania, spędzają prawie 40% czasu, martwiąc się z powodu nawału obowiązków. Badania wykazują, że dyscyplina, organizacja i planowanie są kluczowe nie tylko do osiągnięcia wymarzonych sukcesów, ale i obniżania doświadczanego na co dzień poziomu stresu. Ciężko to zrobić bez odpowiedniej wiedzy. Dlatego też osoby aktywne zawodowo – niezależnie od stanowiska – powinny opanować priorytetyzację. Jak już wspomniałam, szczególnie przyda się ona osobom prowadzącym własny biznes, współwłaścicielom firm czy menedżerom.

Reklama

Metody priorytetyzacji, czyli jak to się robi

Zastanawiasz się, jakie są najbardziej popularne metody działania, jeśli chodzi o naukę priorytetyzacji? W skrócie przytoczę Ci trzy najbardziej znane sposoby, z których korzysta wiele przedsiębiorstw – od małych firm po rynkowych gigantów. Są to metody łatwe do zrozumienia i skutecznego wprowadzenia w życie.

Metoda Eisenhowera

W tej metodzie zaczyna się od listy zadań wraz z terminami ich realizacji. Następnie ocenia się ich ważność i pilność i dzieli na następujące trzy kategorie: ważne i pilne, ważne, ale nie pilne oraz pilne, ale nieważne. Część z nich można wówczas oddelegować.

MIT (Most Important Task)

Ten sposób polega na wyznaczeniu najpilniejszych zadań dnia i zabraniu się za nie natychmiastowo. Pozwala on nie przegapić żadnych istotnych terminów, co ułatwia optymalne funkcjonowanie firmy i swobodny przepływ obowiązków.

„Zjedz tę żabę”

Mark Twain powiedział kiedyś, że jeśli „masz za zadanie zjeść żabę, to najlepiej zrobić to z samego rana”. Tutaj wybiera się najtrudniejsze zadanie, często nieprzyjemne i popychające nas w stronę prokrastynacji. Jeśli wykona się je rano, przez resztę dnia będzie nam towarzyszyło mniej stresu.

Co jest naprawdę ważne?

A gdyby tak zastosować powyższe metody w życiu osobistym? Wyznaczyć, co jest najważniejszym zadaniem dla naszego dobrostanu? Stawić czoła przysłowiowej „żabie” i nie uciekać od życiowych trudności? Zrobić listę naszych marzeń oraz potrzeb i podzielić je według metody Eisenhowera, by móc zaplanować ich wykonanie?

Jeśli chcesz osiągać sukcesy w każdej sferze, nie bądź bierny. Usiądź z kartką, wybierz jeden z trzech zaproponowanych przeze mnie sposobów i posłuchaj siebie oraz swojej intuicji. To Twoje zdrowie, samopoczucie, sprawność, radość i spokój powinny być priorytetami, które przewyższają wszystkie inne – niezależnie od tego, co dzieje się w Twojej pracy. Wydaje Ci się, że nie wiesz, co robisz? Z czasem oswoisz się z nowym sposobem myślenia, a nawet – jestem pewna – go polubisz, gdy tylko dasz sobie szansę.

Bądź dla siebie priorytetem

Kiedy będziesz odczuwać satysfakcję w sferze życia osobistego, przełoży się to bezpośrednio na Twoje funkcjonowanie w firmie. Jeśli będziesz szczęśliwy, pozytywnie nastawiony do życia, pewny siebie i otwarty na wyzwania, Twój sposób myślenia się zmieni, a relacje z klientami i pracownikami nabiorą głębszego charakteru.

Sama wiem z doświadczenia, że gdy wykonujemy obowiązki z przymusu, nasza praca jest marnej jakości, a to budzi frustrację, z którą wraca się do domu. Często wówczas wyładowujemy ją na naszych bliskich albo uciekamy w bezproduktywną rozrywkę. Sprawia to również, że nie potrafimy patrzeć obiektywnie na to, co dzieje się wokół i podejmujemy impulsywne decyzje. Nie wpadaj w błędne koło i bądź dla siebie priorytetem – zadbaj o siebie i daj się zaskoczyć wyjątkowym efektom.

TEKST: Anna Gąsiorowska

Felieton ukazał się w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 12/2024.