Pani Anna Gąsiorowska w kwietniowym numerze BIZNES.meble.pl namawia: Róbmy swoje – receptą na kryzys. Róbmy swoje – udoskonalając wszystko co się da w procesie od A do Z. Tyle Pani Ania. Repetitio est mater studiorum.

Reklama

Powtarzanie jest matką wiedzy, więc Czytelniku nie obrażaj się na mój Alfabet, pomiń to, co znasz i wykorzystujesz, ale popracuj nad każdą zaniedbaną dotąd literką.

Przejdźmy zatem do branżowego ABC.

A

Reklama

Analiza. Generalnie nie umiemy liczyć. Kompetencja krytyczno-analitycznego myślenia nie jest dana Wszystkim. Na szczęście są narzędzia analityczne, które pomagają, a nawet podpowiadają gotowe rozwiązania. Większość programów informatycznych wspierających firmy posiada gotowe moduły analityczne generujące podstawowe raporty. Proszę, uruchom je wszystkie i dbaj o te, które uznasz za przydatne i będziesz regularnie wykorzystywał.

Z drugiej strony – ktoś analityczny może je zbudować lub dostarczać Ci niezbędnych danych w sposób syntetyczny. Wiedza to podstawa – dalszym krokiem rozwoju powinien być stały controlling. Zbieraj dane w czasie, np. zestawiaj co miesięczne wyniki. Analiza jest poprawna, jeżeli możesz zmiany analizować w czasie i porównywać je ze sobą, a nie metodą zapuszczenia jednorazowe sondy tu i teraz.

Podstawą biznesu są liczby, z którymi się nie dyskutuje. Dopóki nie mierzysz – nie zarządzasz.

B

Budżet. Skąd mam wiedzieć co się będzie sprzedawało??? Gwarantuję, że można i to z bardzo dużą dokładnością. Warunek to dobra prognoza, krzyżowe planowanie (po produkcie i po kliencie) oraz plan działań korekcyjnych. Przede wszystkim możliwość wypełnienia produkcji powinna być elastyczna. W czasach e-commerce, handel elektroniczny jest jednym z buforów, aby móc elastycznie reagować i co ważne w grupie kosztów zmiennych. 118 mld zł – tyle ma wynieść wartość polskiego rynku e-commerce w 2024 roku (dane OC&C Strategy Consultants). Przewidywany wzrost o około 14% w skali roku to mocny argument przemawiający za tym, że czas najwyższy przenieść swoją działalność biznesową z przestrzeni offline również do świata online. Tekst pochodzi z: https://www.sempire.pl/e-commerce-co-to-jest.html.

C

CRM. Wiem, że jest strach przed skomplikowanym narzędziem, tymczasem nie taki straszny CRM, jak go malują. Jest to bardzo pomocne narzędzie porządkujące i ułatwiające kontakty z klientami. Podobnie zresztą jak inne informatyczne narzędzia wspierające. Najlepiej zacznij od swojej bazy klientów i zbuduj na niej swój pierwszy CRM. Odkryjesz swoje prawdziwe oczekiwania wobec systemu, zanim wejdziesz szczebel wyżej, np. kupisz profesjonalny system zarządzania relacjami z klientem (CRM).

Jeżeli masz CRM i opracowane procesy sprzedaży – to masz sprzedaż. Ale jeżeli CRM-em nazywasz monitoring działań firma-klient, to długo firma nie pociągnie. System musi dodatkowo dostarczać wiedzy o satysfakcji Twojego klienta i umożliwiać analizy porównawcze: co zwyżkuje, a co traci.

CRM warto wzbogacić o narzędzia ofertowania. Unikniesz znienawidzonych przez wszystkich call centrów i zmuszania pracowników to wykonywania mało motywujących (i nieskutecznych) telefonów. Narzędzia ofertowania pozwalają na śledzenie zainteresowania twoją ofertą: otworzył?, wydrukował?… Utrzymuj stały kontakt ze swoimi klientami. Jeżeli rozmawiają z Tobą, to nie mają czasu na rozmowy z konkurencją.

D

Delegowanie. Zaledwie 8% ludzi ma kompetencje zarządcze. Jeżeli połączymy to z wymogiem innych kompetencji, to selekcja wydaje się niespełniona. ZPC (Zarządzanie Przez Cele) wymaga systematyczności i konsekwencji – zdecydowana większość z nas tej cechy nie posiada, inaczej bylibyśmy wszyscy zdrowi, piękni i bogaci. Na szczęście są narzędzia i sposoby wymuszające, tzw. aparaty ucisku, np. fiskus. Dlatego procesy księgowe są w każdej firmie i jako tako działają. Jednym ze sposobów wymuszonej konsekwencji są: grupowe zobowiązania i ich rozliczanie w ramach zespołu, harmonogramy i rozbite na części pierwsze zadania wraz z kolejnymi krokami ich realizacji. Łatwiej się biega w grupie!

E

ERP. To planowanie zasobów na jednej bazie danych. Należy jednak pamiętać, że system ERP nie odzwierciedla procesu produkcji, dlatego nie jest też w stanie zebrać informacji np. o stanie produkcji, jej harmonogramie czy problemach. Do zarządzania produkcją najlepszym wyborem jest system typu MES, który pozwoli na optymalizację produkcji i zwiększenie jej wydajności. By system był kompletny i kompleksowy powinien obejmować wszystkie dziedziny funkcjonowania przedsiębiorstwa, ponieważ tylko wtedy będzie zdolny do zbierania kluczowych informacji i analizowania ich w taki sposób, by uzyskane dane były użyteczne. Trzeba go nieustannie napełnić właściwymi danymi i potrafić czytać. Jak źle zaprogramujesz, to tak jak nawigacja może Cię wyprowadzić w pole.

Zrób swój własny mały MES lub ERP, prosty Excel rozbijający plan produkcji na czasy obciążenia maszyn, stanowisk lub pojedynczych pracowników. Jeśli uznasz, że Ty i Twoi ludzie rozumieją jego działanie – podejmij decyzję o jego dalszym jego rozwoju.  Będziesz przynajmniej wiedział, czego dokładnie potrzebujesz. Przerost formy nad treścią to jak nadgorliwość – są gorsze od faszyzmu. Wg  nieoficjalnych danych (wynikających z moich rozmów z osobami wdrażającymi takie systemy Comarch i Asseco – największych dostarczycieli systemów ERP) – ponad 80% wdrożeń kończy się brakiem ich pełnego wykorzystywania już w ciągu pierwszego roku!

F

Finanse. Mam, albo nie mam na zasadzie obserwacji stanu konta. Tymczasem to nie tylko „manie” lub „niemanie” pieniędzy ale gospodarowanie nimi przy pełnej ich świadomości, monitoringu i prognozowaniu Cash Flow na minimum 2 lata. Firma może mieć wysokie obroty, przynosić zyski, a i tak upaść z powodu utraty płynności finansowej. Prosty controlling w excelu pozwoli prognozować CF nawet na wiele miesięcy w przód. A tak na marginesie: analizujesz systematycznie swój RZiS? Masz do dyspozycji szczegółowe konta w układzie kalkulacyjnym? Dokładasz, dopóki masz z czego, a gdy wyczerpiesz dodatkowe źródła, stracisz wszystko. Dobrze jest chociaż wiedzieć na jak długo starczy i co trzeba w tym czasie zrobić.

G

Gwarancja. Nie tylko dla produktu, ale skuteczności wszelkich działań. Plan Strategiczny, Taktyczny i Operacyjny, rozbijanie kroków na kroczki, monitoring i ciągła korekta …. Nuda, teoria, standard, ale bez tego niestety nie osiągniesz nic. Wyjątki: kradzież, spadek lub totolotek…

H

Handel. Jak na dużym jarmarku: Meble, meble sprzedaję! Wygrywa ten, kto ma taniej i głośniej krzyczy. Są oczywiście działy sprzedaży, ale zdecydowanie brak działów handlowych, działów rozwoju, benchmarku i procedur wdrażania produktu, poszukiwań nowego rynku, nowego klienta …. Pamiętaj: nie ma granicy sprzedaży, brak zamówień wynika wyłącznie z zaniedbania procesów sprzedaży, nawet w największym kryzysie. Ile czasu poświęcasz na poszukiwanie nowych rynków i rozwój produktu?

H

Harmonogram. Nie mogłem sobie podarować powtórzenia tej literki. Nie wszystko na raz, bo nie zrobisz nic. Ile potrzeba czasu, tyle musisz go sobie zagwarantować, aby cokolwiek doprowadzić do końca, czyli rozpisać projekty w czasie, wdrażać i kontrolować aż do osiągnięcia poziomu nawyku u swoich pracowników.

I

Innowacja. Trudno implementować określone idee bez wcześniej obranej strategii długoterminowej. Najczęściej innowacje dzieli się je na produktowe, procesowe, organizacyjne i marketingowe. Często dominuje przekonanie, że innowacje to przede wszystkim nowe technologie, które powstały w wyniku przeprowadzonych badań, z których powstaje nowy produkt. Zmianom organizacyjnym ciągle jeszcze nie nadaje się odpowiedniej rangi, a przecież to ludzie tworzą firmę.  Twój biznes będzie rozkwitał tylko w warunkach swobodnej wymiany myśli. Czy każdy Twój pracownik aktywnie z Tobą współpracuje? A Ty jaką masz strategię?

J

Jakość – to stopień doskonałości ważny w każdym miejscu i czasie naszego działania, często zawężony do jakości wykonania wyrobu pod kątem reakcji konsumenta skutkującej reklamacją. Z doświadczenia wiem, że straty z tytułu reklamacji wewnętrznych podczas procesu produkcji mebli są dużo wyższe niż reklamacje klientowskie, są one skutecznie ukrywane przez pracowników i rzadko wiarygodnie monitorowane. A jakość pracy Twoich pracowników? Ukryte bezrobocie, czyli czas oczekiwania na klienta, na zadanie produkcyjne. Uwierzysz, że czasami sięga ono ponad 50%?

K

Kooperacja. Motoryzacja, AGD … ma wszystko skooperowane. Polski meblarz wszystko potrafi sam. Coraz więcej firm przechodzi na wąską specjalizacje, wśród nich są kooperanci, którzy mogą Ci zagwarantować przewagę, której sam nie posiadasz.

K

KRYZYS. Ogólny brak przygotowania na taką okoliczność. Najczęściej czekamy, aż minie. A jeżeli to stały trend, który nie minie, ale będzie się cały czas pogłębiał? KRYZYS z punktu firmy nie istnieje. W razie potrzeby trzeba mieć plan na dotarcie do większej liczby odbiorców. Rozszerzenia asortymentu, odebrania innym, bo każde przedsiębiorstwo pracuje na mikropromilowym rynku z mikropromilowym udziałem produktowym, więc zawsze jest miejsce na wzrost swoich udziałów. Wojny wygrywa się podczas kryzysów.

Dopiero podczas odpływu okazuje się, kto pływał bez majtek. Warren Buffett.

L

Ludzie LEAN. Dziesiątki nazwanych gotowych systemów i miliony chętnych, aby go Ci wdrożyć. Tymczasem każda fabryka ma swój własny LEAN, który musi stworzyć wewnętrzny zespół i zmienić na trwałe sposób swojego myślenia. Nikt z zewnątrz nie przyjdzie i nie wdroży skutecznego Lean za Ciebie.

Oczywiście nie lekceważę zewnętrznego LEAN wsparcia w postaci podbudowy teoretycznej.

M

Marketing. Dominacja promocji cenowych którym Philip Kotler poświęca jedną stronę w swoim 754-stronicowym podręczniku, kwitując temat krótko: NIE ROBIĆ… Jestem bardziej liberalny, pod warunkiem, że umiemy liczyć lub musimy zapewnić wynik operacyjny na poziomie produkcji. Wtedy każdy PKS (Pokrycie Kosztów Stałych) jest uzasadniony. Najwyższy poziom marketingu to nie odpowiadanie na potrzeby, ale kreowanie potrzeb i natychmiastowa odpowiedź na ich zaspokajanie. Przykład? Dzisiaj dobre zdjęcie jest skuteczniejsze od ceny!

N

Narzędzia. Musisz je ludziom dać. To TY dostarczasz, niezbędnych i najlepszych, na jakie cię stać narzędzi. Maszyny, informacje, zadania, produkty do sprzedaży i narzędzia do ich sprzedaży.

O

Optymalizacja. Samo słowo zasługuje na własny alfabet. Optymalizacja: kosztów, miejsca, surowca, zasobów… Sama optymalizacja udziału materiałowego przygotowana dla jednej z fabryk liczy 60 podpunktów. Wypisz słowo-klucz do optymalizacji, np. „Optymalizacja Kosztów” i metodą burzy mózgów wypisz 100 obszarów/czynników ich ograniczeń. Pogrupuj, kogo lub jakich procesów te obszary dotyczą. Nadaj kryteria ważności, kryteria pilności, kryteria łatwości ich zrealizowania i… działaj zaczynając od najwyżej punktowanych.

P

Procesy i Procedury. Przecież to domena korporacji, my wiemy co i jak trzeba robić. Każdego dnia i na bieżąco. Bieżączka – to choroba trawiąca nas wszystkich, a Procedury są jedynym na nią lekarstwem.

Procedury – generalnie BRAK! A przecież celem procedur jest zestandaryzowanie działań pracowników tak, by były powtarzalne, mierzalne i skuteczne.

P

Produkt. Ciągłe poszukiwanie „Wody Życia”, produktu, który zmieni wszystko – jak w bajce o Głupim Jasiu. Asortyment rośnie, serie maleją, efektywność produkcji spada. Jeżeli nie uwierzysz, że Twoja fabryka może produkować bardzo wąski asortyment (nawet jeden produkt), a salon meblowy może być bardzo konkurencyjny w określonym asortymencie, to zostaniesz na poziomie manufaktury i targowiska.

Codziennie zapisuj jeden pomysł do kartoteki produktów, nawet „najgłupszy”– niech dojrzewają. Wyciągaj raz na jakiś czas tylko „dojrzałe”. Wkrótce zostaniesz mistrzem kreatywności.

R

Rynek. Fabryki i sklepy duszą się we własnym sosie na zamkniętym rynku wokół tych samych klientów, których obsługa angażuje siły sprzedaży w 100% , często bez oczekiwanego rezultatu. Wyrwij się z zamkniętego rynku. Dzisiaj współpracować możesz dosłownie z każdym lub kreować sprzedaż nie pytając nikogo o zgodę, jeśli tylko chcesz… chociażby na płaszczyźnie marketplace.

S

Specjalizacja. To słowo już było pod wieloma literkami, więc jest kluczowe. Musisz zdecydować: co, dlaczego i dla kogo chcesz produkować/sprzedawać i bądź w tym najlepszy. Nastała doba bardzo łatwego porównywania produktów między sobą (bez wychodzenia z domu – ceneo i inne porównywarki) dlatego rynek zdominują produkty najlepsze. Pamiętaj – jeśli jesteś „mały” możesz być najlepszy na swoim małym kawałku podłogi, a gdy jesteś większy – w swoim segmencie. Ważne jest zachowanie zgodności z procesem produkcyjnym, jakim się dysponuje, sam produkt powinien być inny, dopasowany do zmieniających się trendów i potrzeb (bo to nie to samo).

S

Szkolenia. Po co?! Byłem, wróciłem, zapomniałem. Było fajnie. Tylko szkolenie poparte couchingiem i wdrażanie procesowe do momentu wykształcenia nawyku jest skuteczne. Drogi szkoleniowcu posiedź chwilę z nami i to razem z nami zrób!

T

Technologia. Zgodna z produktem. Minęły czasy, że mogę zrobić wszystko na maszynach, które posiadam. Nie te czasy!!!! – mam na myśli czasy operacyjne, a nie historie. Spawaj TIG-iem, ale MIG-iem – powtarzam mojemu przyjacielowi jednemu z moich biznesowych podopiecznych pracującemu w obróbce metalu.

U

Unifikacja. Zawsze i wszędzie! Pareto jest dobre na wszystko. Tnij ogony, rozwijaj hity, buduj na bazie platformy. Jedna ze znanych mi fabryk zredukowała asortyment o połowę, dwukrotnie zwiększając wolumen sprzedaży. Więcej czasu poświęcaj temu, gdzie są korzyści. Bywa jednak, że bliżej nam do specjalizacji niż unifikacji – znajdź i przeczytaj mój artykuł z 2013 roku. 10 lat i nadal aktualny.

W

Wskaźniki. Generalnie brak, ale gorsze są te, które prowadzą nas na manowce. Tłumaczę: popularny wskaźnik efektywności wartość sprzedaży przeliczany na roboczogodzinę, znałem firmy, które im więcej sprzedały tym bardziej pogłębiały swoją stratę. Znałem – bo już ich nie ma. Wskaźniki mogą zabić, jeżeli są źle dobrane, źle policzone, źle interpretowane. Na dziś polecam rachunkowość przerobu. Wskaźniki odzwierciedlają sytuację przedsiębiorstwa i umożliwiają jednoznaczną jej ocenę. Już jednym wskaźnikiem stopy zwrotu ROI można ocenić efektywność całego przedsiębiorstwa, jak również jakość podejmowanych decyzji menedżerskich. Na dodatek wskaźnik ten zawiera tylko trzy elementy: przerób, koszty operacyjne i inwestycje.

Y

Yuppie. Młodzi wielkomiejscy specjaliści. Mały metraż, meble bardzo funkcjonalne w rozsądnej cenie. To tak dla przypomnienia, że klienci są różni i mają różne potrzeby.

Z

Zaangażowanie – bez tego nie ma NIC. Podaję najprostszą metodę oceny każdego pracownika.

Tylko 3 parametry:

1. UMIEJĘTNOŚCI – dobieraj ludzi z określonymi umiejętnościami, ale pamiętaj: TY jesteś odpowiedzialny za ich ciągły rozwój.
2. NARZĘDZIA – TY je dostarczasz! Niezbędne i najlepsze na jakie cię stać. Maszyny, informacje, Zadania, produkty do sprzedaży.
3. ZAANGAŻOWANIE – jeśli Twój pracownik tego kryterium nie spełnia – powyższe DWA (które zależą wyłącznie od Ciebie) nie pomogą!!!

Ż

Życzę powodzenia. Zagadnienie spod każdej literki możesz poprawiać, rozwijać, wprowadzać w życie. Do tego niezbędne są Ci: Plany, Projekty, Procesy, Procedury – P/P/P/P. Im więcej ich w Twojej firmie, tym lepiej. Ale jest warunek: są dopracowane, monitorowane i doprowadzane do końca.

Jak nad tym zapanować? O tym następnym razem.

Najcenniejsze słowo w biznesie to „Procedura”. Warto poświęcić jeden dzień, aby każdy kolejny oddał Ci 10% wydajności w działaniu. Znasz inne inwestycje które się zwracają w 10 dni?

TEKST: Wiesław Kalinowski

Autor to mgr inż. kierunku Procesy, Maszyny i Systemy Produkcyjne. Ponad 20 lat pracował w branży meblarskiej. Był m.in. dyrektorem handlowym Bydgoskich Mebli w czasach Schiedera, członkiem Zarządu Jarocińskich Mebli, Dyrektorem Zarządzającym KMK – Kolekcja Mebli Klose, prezesem jednej z fabryk grupy Kler. Równolegle od 2000 r. zaangażowany w działania consultingowe głównie dla branży meblarskiej, ale również spożywczej i wydawniczej.

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 5/2023