„Jeśli nie zarabiasz tyle, ile byś chciał, to nie jest problem. To rezultat akcji, które podjąłeś albo nie podjąłeś”.

Już od ponad pół roku (od nr 5 BIZNES.meble.pl) wytykam błędy i wyliczam problemy. Jak wspomniałem w jednym z pierwszych artykułów, wskazywanie błędów, problemów i obszarów do poprawy jest dużo łatwiejsze niż niepopełniane ich samemu. To jak z krytyką książki, której w życiu nikt z nas nie napisał i być może nie napisze lub z krytyką filmu Agnieszki Holland, którego ktoś jeszcze nie widział. Celowo używam zwrotów: „może” i „jeszcze” bo wszystko jeszcze przed nami, a ja sukcesów Wam i sobie szczerze życzę.

Zbliża się koniec roku. Przed nami Święta, więc dzisiaj same prezenty w postaci sprawdzonych empirycznie podpowiedzi. Od Nowego Roku zaczniemy wszystko od początku i znów będzie jazda. Odetchnij zatem Drogi Czytelniku, nie będę jechał po błędach Twoich lub branżowych kolegów. Za to sobie samemu utrudnię zadanie zapominając o krytyce i prostym listowaniu problemów. W biznesie obowiązuje tak wiele prawd obiektywnych i obowiązujących zasad, że warto je nieustannie przypominać. W myśl jednej z nich: „Powtarzanie jest matką wiedzy”, powtarzajmy aż do zapamiętania i wdrożenia w życie w formie nawyku.

Wstęp: więcej „Ekspertów” niż potrzebujących porad

Od kiedy pojawił się Internet, to wraz z nim cała masa ekspertów obiecujących cuda-wianki. Jeżeli polubisz siebie i zadbasz o swoje pozytywne nastawienie – to góry możesz przenosić. Gdy zaczniesz planować i projektować swoją przyszłość…, pić na czczo…, spać długo…, uczyć się przez całe ranki…, to będziesz milionerem bez zmartwień, żyjącym w zgodzie z sobą, firmą i rodziną.

Reklama

Jednak, skoro nie jesteś idiotą (a nie jesteś, skoro jesteś tu ze mną :), to wiesz, że tak nie będzie.

Dlaczego?

Bo zgodnie z moim mottem „Biznes jest prosty, gdy się go nie komplikuje” składa się on z tysięcy rzeczy, które powinieneś robić jednocześnie. Ja staram się go maksymalnie upraszczać, aby jego skomplikowana natura dała się ogarnąć. Gdyby to rzeczywiście było takie proste jak sesja online, a obiecanki wizjonerów spełniały się wraz z przekręcaniem pierścienia Arabeli, świat byłby pełen milionerów, którzy mieli by w nosie sprawy, które niestety nas „nieudaczników” ciągle dotyczą.

Samo nastawienie jest oczywiście bardzo ważne. Jednak nikt nie uwolni nas od codziennej rzeźni i wymaganej systematyczności w budowaniu bezpiecznego i stabilnego biznesu. Przejdźmy zatem do kilku spośród moich ulubionych prawideł, które mam nadzieję również Tobie ułatwią życie nie tylko w Nowym Roku.

Jeżeli masz wątpliwości na starcie – to nie zaczynaj

Powiem szczerze, że najbardziej w mojej karierze sprawdzało się to w stosunku do ludzi. Nie twierdzę, że nie mogłem się pomylić. Jednak statystyka jako Assesora w procesach rekrutacji i oceny kompetencji, a także przełożonego wielu osób jest w tym przypadku nieubłagana. Każde czekanie, dawanie kolejnych szans, programy naprawcze przyprawiały o ból głowy i dyskomfort psychiczny, natomiast efekt zawsze był taki sam. Zmarnowany czas i brak rezultatów. O somatyce już wspomniałem.

Mniej bolesne, zarazem skuteczne i niezbędne, jest doprowadzanie do perfekcji wszelkich procesów i ich efektów, czyli usług lub produktów. Tutaj obowiązuje zasada: „Poprawiaj jeżeli masz wątpliwości. Poprawiaj jeśli nadal jest co poprawiać.” Wszelkie skróty, niedociągnięcia, kompromisy zwykle mszczą się podwójnie. Najczęstszym tego powodem jest niecierpliwość lub brak czasu. STOP! Kto już mnie poznał, wie, że pojęcie braku czasu nie istnieje. Istnieje wyłącznie nieumiejętne nim zarządzanie (BIZNES.meble.pl 8 i 9 / 2023). Zostaje wyłącznie brak cierpliwości – prawda, że robi się prościej? Podobno cierpliwość przychodzi z wiekiem. Jeżeli wiek zastąpimy doświadczeniem, to mamy odpowiedź, czy niecierpliwość popłaca. Wyluzuj – naprawdę nie na wszystko masz wpływ, a wszystko, co do tej pory robiłeś można zmieniać i ciągle poprawiać.

Zmarnowane szanse

Ile razy chcieliśmy móc zacząć coś od początku? Lub zacząć coś robić inaczej. W nowej firmie, z nową żoną byłoby łatwiej. Ale jak tu nagle się zmienić lub zacząć działać inaczej skoro do tej pory takim nie byłem. Jest takie powiedzenie: „Kobiety nie zmienisz, chyba, że zmienisz Kobietę, ale to nic nie zmieni”. Podobnie jest z naszymi zachowaniami.

Prawdopodobnie w innej firmie, z innymi ludźmi, na innym stanowisku, skoro dotąd coś robiłeś nie tak i marnowałeś swoje szanse, to nadal będziesz je marnował i popełniał te same błędy. Nie myśl zatem, że tu gdzie jesteś nie możesz zachowywać się inaczej. Nie bój się zmienić. Jeśli coś robiłeś nie tak, to sam wiesz najlepiej co to było. Przełam się, zawsze możesz zacząć on nowa nie uciekając od rzeczywistości. Uwierz mi taka zmiana da Ci ogromny szacunek wśród ludzi, a nie upokorzenie którego się obawiasz.

Rozwórka

Nauczył mnie tego mój biznesowy Kolega. Rozwórka meblowa, czyli zabezpieczenie, aby klapa nie opadła. Tyle dosłownie, a w przenośni to wyrób, który otwiera wszystkie drzwi. Niezbędny, ale na tyle tani, że trudno na nim zarobić. A skoro tak jest, to oferta jego sprzedaży musi być najlepsza na całym meblarskim rynku. Nic nowego, znacie zapewne stolik lakowy IKEA, nie mówiąc o hot dogu, czy klopsikach.

Przykładem rozwórki wysokich lotów są sztandarowe wyroby największych marek. Nawet nie muszą się sprzedawać, czasami wystarczy, że są. Przykład regału Ligne Roset ze skośnymi półkami i Pani w białej sukience w czarne paski na kształt tych półek. Nie trzeba „poświęcać” mebla rozwórki, ani stosować dumpingu cenowego, bo przecież jest zakazany. Wystarczy skoncentrować się na określonym meblu, najlepiej bardzo użytkowym i pospolitym. Założyć odważny wolumen i skoncentrować się na obniżeniu kosztów całego łańcucha dostaw. Gwarantuję, że pomimo najprostszej przewagi jaką jest przewaga kosztowa można na tym zarobić.

Pewien prezes fabryki mebli podczas rozmowy telefonicznej żalił mi się, że otrzymał zlecenie na kilka tysięcy ścianek telewizyjnych typu RTV (witryna i półka) z oferowaną ceną 125 euro. Prawie meblarstwa mu się odechciało. I gdyby nie sytuacja, w jakiej się wówczas znajdował, prawdopodobnie nawet nie myślałby o kalkulacji tego zlecenia. Ale wówczas nie miał wyjścia więc zaczął robić wszystko, aby cokolwiek z tego zostało. Zaczął od dostawców każdej pozycji materiałowej i przeżył szok zamawiając 10 tys. takich samych szklanych półek, 10 tys. uchwytów itd. Wyprodukował, zarobił i nauczył się sprawności wolumenowej. Później nauczył tego mnie. A potem trafiłem do fabryki, gdzie ściąłem asortyment o połowę zwiększając dwukrotnie wolumen sprzedaży firmy. A wszystko, bo ktoś kiedyś nie miał wyjścia. Z każdej sytuacji jest wyjście, którym jest wyłącznie zmiana podejścia do jego realizacji.

Mc Donald’s

Znacie zapewne powiedzenie „To nie Mc Donald’s” z artykułu o czasie. Oznacza: „Nie właź bez pytania, gdzie chcesz i kiedy chcesz”, w skrócie „Spadaj – nie mam teraz dla Ciebie czasu”. Jest jeszcze jedno znaczenie zaczerpnięte przeze mnie z rzeczywistego systemu pracy w tym franczyzowym biznesie. Polega na tym, że każdy pracownik ma zajęcie zastępcze, gdy na swoim podstawowym stanowisku pracy chwilowo nie ma co robić. Jeśli również nie ma zajęcia na stanowisku zastępczym, to określona jest kolejna czynność do wykonania itd. Na końcu zawsze można grabić liście lub zamiatać wokół lokalu.

Obowiązuje wymienność i brak przywiązania do stanowiska zapewniająca ciągłą efektywność i maksymalne wykorzystanie czasu pracy. Obsługa dwóch CNC stojących naprzeciwko siebie i praca na 4 polach (oczywiście przy odpowiedniej koordynacji czasów obróbki i manipulacji załadunkowej)… Ustawienie maszyny prostej np. wiertarki kadłubowej przy maszynach generujących czas „bezrobocia” operatora. Kolejka przejść stanowiskowych w przypadku przestojów – to wszystko nazywam Mc Donalds’em.

Znam przypadek salonu meblowego, w którym dosłownie każdy pracownik, zarówno sprzedaży jak i obsługi logistycznej, miał ustawionego Mc Donalds’a. Przecież Klientów często bywa jak na lekarstwo. Zakładanie Kart Klienta i nieustanne ofertowanie, przypisane reklamacje, wymiana etykiet, sprzątanie i przestawianie mebli, pakowanie mebla z ekspozycji, wstawianie kolejnego, wyjazd do Klienta, wyjazd po Klienta… Pełen Mc Donald’s bez najmniejszej szansy na jakikolwiek przestój. Pełne i efektywne wykorzystanie czasu pracy na każdym stanowisku. A jaki jest Twój Mc Donald’s?

Zarządzanie to proces

Zarządzam bo wydaję od czasu do czasu jakieś polecenia L.

Zarządzanie to wskaźnikowa świadomość co dokładnie się dzieje WSZĘDZIE! Można w ogóle nie wydawać poleceń, pod warunkiem, że wiesz co? i ile? każde stanowisko ma Ci dostarczyć. Dodatkowo otrzymujesz rzetelne dane na ten temat. W zasadzie tak działa korporacja. G… mnie to obchodzi czy ktoś coś robi czy nie, ważne, że zadania są realizowane, a wyniki firmy ciągle rosną. Pracownicy są gigantami pozoracji. My też, jeśli się nam na to pozwoli. Jak zwykle nie jest to proces prosty, ani pojedynczy. Jak wszystko w biznesie wymaga podzielenia na grupy tematyczne, a następnie kroki i kroczki. Dlatego musi być delegowane, a jego wyniki monitorowane. Zarządzanie finansami, sprzedażą, logistyką … Jakbyśmy tego nie podzielili, to w każdym przypadku dojdziemy do zarządzania ludźmi i procesami, które realizują. Za każdym razem będą obowiązywały te same reguły:

1. Wzięcie odpowiedzialności. Ty lub kto inny, ale zawsze ktoś musi za dany segment odpowiadać.
2. Dopasuj ludzi do zadań tak, abyś miał pewność, że sobie poradzą. Dodatkowo zadbaj, aby to co mają zrobić nie było karą, jeśli nie może być przyjemnością. Zadbaj aby zadanie dawało poczucie sensu, a jeżeli pracownik wykazuje zwątpienie, postaraj się wszystko mu wyjaśnić.
3. Wyznaczanie prostych i jasnych zadań. Wiesz co masz zrobić? Wiesz, jak masz to zrobić? Co potrzebujesz lub czego Ci brakuje, aby na pewno to zrobić? …. W konsekwencji rozliczenie: czy zrobiłeś to co miałeś zrobić? W razie konieczności: co sprawiło, że nie wykonałeś polecenia?
4. W trakcie realizacji zadań kontroluj, rozmawiaj i słuchaj.
5. Doceniaj, przecież znasz to uczucie – czy ktoś Cię docenia?
6. Rozwijaj, aby nie narzekać na poziom swoich pracowników.
7. Zauważaj siebie w procesie zarządzania. Nikogo nie rozwiniesz jeżeli sam nie będziesz się rozwijał. Nie dopasujesz obowiązków do swoich ludzi, jeśli sam nie czujesz się w nich spełniony. Analizę każdego powodzenia i niepowodzenia zaczynaj od siebie.

Co mi Panie dasz?

W dobie inflacji płace to temat dyżurny. Nie skłamię jeśli powiem, że każdy z naszych pracowników i my sami chcemy ciągle więcej. W tej obustronnej sytuacji bardzo łatwo przejść do rozwiązania kwestii płacowych. Na prośbę pracownika: „Chcę więcej” odpowiadamy: „Ja też”. W ten sposób otwieramy pole negocjacji. Wiadomo, że pracownik chce więcej, ale TY też musisz wiedzieć, czego oczekujesz więcej od tego pracownika. A będąc pracownikiem lub usługodawcą musisz wiedzieć, co możesz dać więcej od siebie.

Oczywiście obiecane wskaźniki trzeba umieć zmierzyć, a złożonych obietnic i zobowiązań dotrzymać. Przy takim rozwiązaniu nie mówimy o wskaźnikowaniu, podwyżkach czy też wyrównaniu inflacyjnym, które nic nie zmieniają, a tylko z nie wiadomo jakim skutkiem dostosowują. W przypadku negocjacji płacowych coś za coś mówimy o wzroście efektywności, przy której pracodawca, ale także pracownik odnoszą korzyści.

Ratowanie firmy i działania aby była 10 razy większa – to, to samo

Cel jest ten sam: poprawianie sytuacji w przedsiębiorstwie, więc działania również są takie same. W tym punkcie nie da się zawrzeć pełnej recepty, bo każdy przypisany specyfik to więcej niż objętość tego artykułu. Ale nazwy leków to:

• osobiste nastawienie,
• potencjalni odbiorcy,
• dotarcie (czyli system sprzedaży),
• marketing (czyli wsparcie sprzedaży),
• narzędzia,
• procesy-procedury-system,
• pracownicy,
• zarządzanie,
• powielanie przyjętego modelu,
• finansowanie (ale wyłącznie znając dźwignię finansową),
• nie przestające się obracać koło Deminga,
• kontrola wyników.

I to wszystko J. Często bariera jest wyłącznie w naszej głowie. Działaj z nastawieniem, jakbyś chciał powiększyć swoje przedsiębiorstwo dziesięciokrotne.

Brak popytu

To prawda – popyt zmienną jest. Wynika to z chęci lub możliwości zakupowych konsumentów. Chęci – czyli czy Twój produkt odpowiada ich aktualnym potrzebą. Możliwości – to sytuacja finansowa lub nastawienie wynikające np. z niepewnej sytuacji, których może być bardzo wiele. No i mamy pierwszą furtkę: czy masz aktualny produkt, no bo przecież nikt nie kupi przeterminowanego.

Druga furtka, zawsze skuteczna i przynosząca najszybsze efekty, czyli Dystrybucja. Ile czasu Ty lub Twój Dział Sprzedaży poświęcacie na poszukiwanie i dotarcie do nowych Klientów? Najczęściej jest do dział obsługi klientów, obsługujący zamówienia i czekający na kolejne. Nie ma zamówień, to redukujemy dział obsługi, zamiast: brakuje zamówień, to zwiększamy potencjał Działu Sprzedaży!

Potrzeba zmian

Nie ma przedsiębiorcy, który nie chciałby zmian na lepsze. Coraz częściej mamy też do czynienia z koniecznością zmian, aby firmę utrzymać na powierzchni. Niestety, najczęściej brakuje mam cierpliwości, szukamy rozwiązań tu i teraz na dodatek przynoszących spektakularne wyniki. Zwracam uwagę na to, że często zbyt duża zmiana nas przerasta i w konsekwencji zniechęca. Najczęściej rezygnujemy z powodu braku efektów. W przypadku małych zmian efekty mamy natychmiast i są źródłem naszej motywacji, aby je kontynuować. Nie przywiązujemy należytej uwagi do MIKRO zmian, które w perspektywie czasu przynoszą MAKRO efekty.

Zauważ jednak, że te małe zmiany również wymagają przygotowania do skutecznego wdrożenia, więc co dopiero zmiana rewolucyjna. Taka wymaga bardzo szczegółowej strategii na miarę „opasłego” tomu. CASE STUDY – czyli dokładna analiza pojedynczego przypadku. Weźmy pod lupę chociażby posprzątanie stanowiska pracy. W konsekwencji ma podnieść wydajność pracy na tym stanowisku lub przy tym stanowisku, gdyż wiele stanowisk jest osobowo wymiennych. Tam standardowy porządek na szczególną wartość. Co powinno się znajdować obowiązkowo na takim stanowisku? W którym miejscu? Może powinna powstać lista wyposażenia danego miejsca pracy? Kto i kiedy będzie to kontrolował i uzupełniał?

Za każdym razem przeprowadź taką analizę, jeśli chcesz coś zmieniać. Tylko wtedy ta zmiana pozostanie z Tobą na stałe. Inny cel, wcale nie taki MIKRO: zwiększenie liczby Klientów! Najpierw BAZA, czyli wyszukiwanie wszędzie, gdzie się da i tworzenie potężnej listy. Podziel, kto ile ma znajdować ich dziennie, zbuduj tabelę niezbędnych danych do uzupełnienia dla każdej pozycji adresowej. Następnie grupowanie, dopasowywanie oferty, sposób ofertowania, reakcja na ofertowanie (czyli jej ponawianie, zwykle 7-10 krotne). Mini CRM (czyli zapisywanie pierwszych efektów i procesów ich zwiększania). Wszystko dzielone, dzielone, dzielone na mikrocząsteczki. Potem odwrotnie – grupowane i systematyzowane i tylko w ten sposób dające wymierne efekty.

Procedury

Wszyscy dostają białej gorączki na to słowo, ja też, ale z innego powodu. Nie widzę możliwości, aby ich nie stosować. Jeszcze raz: nie posiadać, ale stosować! Odczarujmy to straszydło. Po pierwsze: już to masz za sobą J.

Nawet nie zauważyłeś. W punkcie 9. stworzyliśmy mini procedurę organizacji stanowiska pracy. Wystarczy to wszystko zapisać i JEST. Teraz należy ją spisać wg zasad, podpisać, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za jej realizację i nadzór, przekazać pracownikom, których będzie dotyczyć. Używać, pilnować i nie odpuszczać. Kolejną procedurą (oczywiście do uszczegółowienia) była procedura rozwoju bazy klientów.

Spróbujmy teraz z tematem bardziej skomplikowanym i wszystkim potrzebnym. Punkt pierwszy: określmy cel procedury: Zwiększenie oferty.

Procedura Wdrażania Nowego Wyrobu.

Wypunktujmy.

1. Nasze typy – Co to mogło/miałoby być i dlaczego?
2. Analiza rynku (Benchmark) – Co już w tym segmencie istnieje i jak wypadamy na tym tle.
3. Analiza wyników sprzedaży wyrobów własnych w celu Modyfikacji.
4. Koncepcja ( projekty graficzne ) – wstępna akceptacja.
5. Określenie parametrów: cenowych, dostępności materiałów, możliwości kooperacji , nasza technologia.
6. Zawężenie liczby koncepcji.
7. Projekty wejściowe. Dokumentacja wstępna.
8. Ustalenie kolejności prac (wdrożeń) – Kryteria: wysoka marża, łatwość wdrożenia, łatwość dystrybucji.
9. Prototyp – modyfikacje, szersza konsultacja.
10. Wzór 1:1 kształt produkcyjny
11. Dokumentacja i ścieżka technologiczna. Rysunki elementów i złożenia, dobór maszyn i kooperacji.
12. Partia próbna (produkcja zerowa) – pierwsza wynikowa kontrola kosztów wytworzenia.
13. Modyfikacje konstrukcyjne i technologiczne
14. Seria pilotowa (wielkość – dla kogo)
15. Ocena wynikowa z rynku – Ocena Klienta
16. Ostateczne poprawki przed wdrożeniem
17. Walidacja i Ocena potencjału produktu. Potwierdzenie w sposób udokumentowany i zgodny z założeniami, że procedury, procesy, urządzenia, materiały, czynności i systemy rzeczywiście prowadzą do zaplanowanych wyników.
18. Wartość zatowarowania ekspozycyjnego/wdrożeniowego.
19. Koszty i metody skutecznego (maksymalnego) wejścia w rynek.
20. Seria produkcyjna.

Uszczegółowienie tej procedury wg przyjętych ogólnie zasad należy do Ciebie. W końcu tylko Ty znasz swoje potrzeby, ludzi i terminy z którymi musisz się zmierzyć. Jak znam życie, to za każdym razem będzie skracana, a punkty gubione. Ale czy możesz świadomie zdecydować które, bez wiedzy o całości?

Zakończenie

Przykro mi, ale te procesy nie mają końca J. Ty też się od nich nie uwolnisz, ale jeżeli nie będziesz ich układał, upraszczał i systematyzował wg reguł największych wartości, to ugrzęźniesz w nich po same uszy. Zacznij od procedury na samego siebie. Tylko taka własna będzie naprawdę skuteczna. Jeśli nie dasz rady, to kolejnym razem chętnie Ci w tym pomogę.

TEKST: Wiesław Kalinowski

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl nr 12/2023