Dynamiczny rozwój technologii informacyjnych sprawia, że na rynku pojawia się coraz więcej specjalistycznych aplikacji komputerowych wspierających rozwój produktów i zarządzanie przedsiębiorstwem. Wiele z nich jest dedykowanych branży meblarskiej. Istnieje też wiele rozwiązań wielobranżowych, które również z powodzeniem można zastosować do wspomagania procesów wytwarzania mebli.

Integracja wielu obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa

Reklama

Do najtrudniejszych kroków na drodze do informatyzacji przedsiębiorstw produkcyjnych należą działania podejmowane w związku z wdrożeniem zintegrowanego systemu ERP. Określenie ERP nie jest w pełni precyzyjne, zwykle jednak poprzez ten termin rozumie się oprogramowanie wspierające i integrujące jak największą liczbę procesów związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem. Stąd, z punktu widzenia producenta mebli, oczekiwany zakres funkcjonalności ERP zwykle powinien obejmować co najmniej: planowanie zasobów produkcyjnych i sterowanie produkcją, gospodarkę magazynową, finanse i księgowość, środki trwałe, kadry i płace, dystrybucję, zaopatrzenie oraz analitykę biznesową. Innymi pożądanymi składnikami systemu ERP mogą być: gospodarka narzędziowa, gospodarka remontowa lub zarządzanie relacją z klientem.

Do niedawna uważano, że użytkowanie ERP to przede wszystkim domena dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej administracji. Obecnie coraz więcej średniej wielkości firm zainteresowanych jest zintegrowanymi systemami informatycznymi zarządzania. Według raportu Głównego Urzędu Statystycznego „Społeczeństwo Informacyjne w Polsce”, w 2010 r. 22% średnich i 6,6% małych przedsiębiorstw używało systemu ERP.

W branży meblarskiej częstym przyczynkiem do wdrożenia systemu ERP jest dążenie do indywidualizacji produktów, skutkujące wysoką liczbą wyrobów gotowych i ich wariantów oraz związanymi z tym trudnościami w organizacji produkcji, zarządzaniu zapasami i planowaniu zakupów surowców. Czynniki te są z jednej strony niezmiernie istotne i w znaczny sposób wyróżniają branżę meblarską na tle innych gałęzi przemysłu, z drugiej natomiast wymagają specjalistycznego podejścia przy projektowaniu i implementacji systemów informatycznych. Świadczy o tym chociażby fakt, że zorganizowaną niedawno konferencję „Strategie wdrażania personalizacji produktów – operacjonalizacja na poziomie klienta, produkcji i logistyki”¹⁾ dedykowano w dużej mierze producentom mebli. Znaczna część prezentacji i omawianych analiz przypadków nawiązywała właśnie do tej branży. Przedstawiane rozwiązania technologiczne organizacyjne i informatyczne dotyczyły obszarów składania zamówień na spersonalizowane meble poprzez sieć Internet, automatyzacji produkcji jednostkowej elementów mebli, optymalizacji produkcji oraz problematyki terminów realizacji zamówień na spersonalizowane wyroby.

Korzyści z wdrożenia ERP

Aby ocenić potencjalne korzyści z inwestycji w zintegrowany system informatyczny można odwołać się do danych światowych pochodzących z różnych branż. Przeanalizujmy wyniki badań w tym zakresie przeprowadzone przez Aberdeen Group²⁾. Wynika z nich, że ankietowane przedsiębiorstwa po wdrożeniu ERP uzyskiwały następujące korzyści: redukcja poziomu zapasów, redukcja kosztów operacyjnych, redukcja kosztów organizacyjnych, wzrost kompletnych dostaw na czas oraz poprawa zgodności z założonym harmonogramem produkcji.

Zbliżonych danych dostarcza opracowanie Technology Evaluation Centers, Inc.³⁾, w którym określono wskaźniki ilustrujące spodziewaną poprawę funkcjonowania poszczególnych obszarów przykładowego przedsiębiorstwa w wyniku stosowania zintegrowanego systemu zarządzania. Na pierwszym miejscu wskazano redukcję poziomu zapasów o 20%, następnie redukcję kosztów zakupu materiałów o 5% oraz obniżenie nakładów pracy i związanych z nimi kosztów zatrudnienia o 10%. Stwierdzono również, że usprawnienie obsługi klientów prowadzi do wzrostu sprzedaży o 10%. Jednocześnie w tym samym dokumencie na podstawie badania opinii przedsiębiorców stwierdzono, że poprawa funkcjonowania wynikająca z wdrożenia ERP występowała w różnych podmiotach niezależnie od skali działalności.

Czy rozwój produktów to jedyna korzyść informatyzacji?

Inne, korzyści dostrzegane przez co najmniej 30% respondentów to większa rzetelność informacji, redukcja powielania wysiłków, podejmowanie lepszych decyzji, zgodność ze standardem, krótszy czas realizacji oraz niższe koszty operacyjne.

O wysoce istotnych efektach uzyskiwanych w wyniku użytkowania systemów ERP przez fabryki mebli na terenie Polski świadczą opublikowane analizy przypadków wdrożeń w takich przedsiębiorstwach, jak m.in.: Deftrans⁵⁾, Kler⁶⁾, Meble Wójcik⁷⁾, Profim⁸⁾ czy też Szynaka-Meble⁹⁾. W raportach tych wymieniano liczne pozytywne skutki stosowania rozwiązań informatycznych integrujących działalność przedsiębiorstwa, np.: obniżenie poziomu zapasów i lepsza kontrola stanów magazynowych, skrócenie czasu realizacji zleceń, zwiększenie wydajności produkcji, usprawnienie obsługi zamówień klientów, usprawnienie realizacji indywidualnych projektów, redukcja kosztów oraz większa kontrola nad kosztami. Na tej podstawie można wnioskować, że doświadczenia krajowych producentów mebli w zakresie ERP w dużej mierze pokrywają się z danymi ogólnoświatowymi.

Czynniki ryzyka

Pomimo tak licznych korzyści wynikających ze stosowania ERP inwestycja związana z wdrożeniem tego rodzaju oprogramowania generalnie postrzegana jest jako ryzykowna. Potwierdzają to dostępne dane liczbowe. W przytoczonym już opracowaniu Panorama Consulting’s 2013 ERP Report tylko 60% ankietowanych podmiotów gospodarczych określiło rezultat implementacji ERP jako sukces, 10% uznało ten proces za porażkę, natomiast 30% zachowało stanowisko neutralne lub też nie miało jednoznacznego zdania na ten temat. Tylko w przypadku 47% przypadków budżet na wdrożenie był zgodny z planem lub niższy od założonego. Czas trwania projektu był zgodny z zaplanowanym bądź krótszy w przypadku 39% ankietowanych przedsiębiorstw.

Identyfikacji przyczyn porażek we wdrożeniach systemów ERP podjął się między innymi międzynarodowy zespół naukowców z Hong-Kongu i Wielkiej Brytanii¹⁰⁾. W badaniach podano analizie 4 przedsiębiorstwa (z tego jedno z listy Fortune 500 oraz dwa notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych w Hongkongu), dla których wdrożenie ERP nie zapewniło wsparcia operacji biznesowych. We wszystkich rozpatrywanych przypadkach, w drodze wywiadu z zespołem wdrożeniowym i przeglądu dokumentów, rozpoznano następujące problemy: niski poziom konsultantów, brak efektywnego zarządzania projektem oraz niska jakość reinżynierii procesów biznesowych.

Rozwój produktów a specyfika przedsiębiorstwa

Jak widać pułapek na drodze do implementacji systemu ERP jest wiele. Czy oznacza to, że inwestycji tych należy unikać? Z pewnością nie, gdyż w miarę rozwoju przedsiębiorstwa integracja wielu obszarów działania poprzez rozwiązania informatyczne może stać się kluczowa dla podtrzymania wysokiej efektywności poszczególnych procesów biznesowych. Jednocześnie liczne pozytywne przykłady wdrożeń ERP w branży meblarskiej w Polsce powinny skłaniać do optymistycznego spojrzenia na te kwestie. Należy jednak mieć na uwadze powyższe przeszkody i przygotować do wdrożenia w taki sposób by ograniczyć ryzyko ich wystąpienia.

Formułowanie nadrzędnych celów i identyfikacja potrzeb

Decyzja o wdrożeniu ERP powinna być zatem starannie przemyślana i przeanalizowana pod kątem potencjalnych korzyści biznesowych. Ważne, aby kierownictwo przedsiębiorstwa jednoznacznie określiło cele, które powinny być osiągnięte w wyniku całego przedsięwzięcia. Cele te powinny przekładać się bezpośrednio na efekty finansowe, relację z klientami i otwierać ścieżkę do bardziej dynamicznego rozwoju produktów. Należy mieć na uwadze, że informatyzacja jest przede wszystkim narzędziem, które powinno umożliwić skuteczne przeprowadzenie daleko idących zmian organizacyjnych przekładających się na poprawę funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Aby te zmiany były możliwe dostarczone oprogramowanie musi ściśle uwzględniać charakterystykę danego podmiotu gospodarczego. Stąd też przed wyborem dostawcy systemu należy przeprowadzić dogłębną analizę potrzeb przedsiębiorstwa, ze szczególnym uwzględnieniem tych procesów biznesowych, które wyróżniają je na tle otoczenia i decydują o jego przewadze konkurencyjnej. Dzięki temu można będzie z szerszej perspektywy spojrzeć na propozycje poszczególnych dostawców.

Istotą systemów ERP jest integracja jak największej liczby obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dzięki temu dane raz wprowadzone do systemu mogą być automatycznie przetwarzane do różnych celów. Eliminuje to wiele żmudnych, powtarzalnych operacji i sprawia, że dostępne zasoby ludzkie można wykorzystać bardziej efektywnie, przy realizacji bardziej kreatywnych zadań. Jednakże wiele realizowanych procesów znacznie wykracza poza zakres funkcjonalny ERP.

Rozwój produktów to niejedyna korzyść

Usprawnianie takich procesów może wymagać integracji rozwiązań różnych dostawców. Wymóg taki powinien zostać sformułowany na podstawie analizy potrzeb i być również brany pod uwagę przy wyborze oprogramowania. Z punktu widzenia producenta mebli taka integracja może obejmować na przykład powiązanie systemu informatycznego zarządzania z oprogramowaniem CAD/CAM, programami do optymalizacji rozkroju, sterownikami maszyn, lub rozwiązaniami pozwalającymi na realizację operacji biznesowych poprzez sieć Internet.

Wówczas zamówienia klientów końcowych i dystrybutorów wprowadzane za pomocą dedykowanego portalu internetowego mogą być automatycznie przetwarzane w systemie i w razie potrzeby inicjować modyfikacje wymiarowe wyrobów standardowych w systemach CAD/CAM oraz systemach optymalizacji rozkroju. Z kolei na podstawie danych z systemów CAD i CAM oraz optymalizacji rozkroju mogą być automatycznie generowane normy materiałowe i normy czasowe na potrzeby planowania produkcji i kalkulacji technicznego kosztu wytworzenia. Jednocześnie ewidencja produkcji może odbywać się automatycznie na podstawie informacji uzyskiwanych bezpośrednio z maszyn. Choć integracja taka pozwala oczekiwać wielu korzyści to z pewnością będzie również dodatkowym kosztem, który należy uwzględnić w budżecie wdrożenia.

Koszty i okres zwrotu z inwestycji

Stadium wdrożenia ERP charakteryzuje wiele różnego rodzaju kosztów. Są one związane z licencjami na samo oprogramowanie ERP, oprogramowanie bazodanowe i systemowe, a także z analizami przedwdrożeniowymi, zakupem i instalacją sprzętu komputerowego, instalacją sieci komputerowej, szkoleniami użytkowników oraz wynagrodzeniem dodatkowych konsultantów i audytorów. Należy również mieć na uwadze konieczność zapewnienie odpowiednich zasobów ludzkich w ramach własnego personelu. Należy przy tym zapewnić, aby na liderów wdrożenia ERP po stronie zamawiającego wybierać osoby o odpowiednio wysokich kompetencjach, dogłębnie znających specyfikę danego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Podejmując decyzję inwestycji w ERP należy również uwzględnić koszty jego utrzymania po zakończeniu prac wdrożeniowych. Koszty te ponoszone są między innymi w związku ze stałymi opłatami na rzecz dostawcy oprogramowania z tytułu aktualizacji i świadczenia usług pomocy technicznej. Inne istotne koszty stanowią wydatki na administrowanie systemem, serwis sprzętu komputerowego oraz szkolenia nowych użytkowników.

Jakiego zatem można spodziewać się okresu zwrotu z inwestycji? Według przytoczonego wcześniej raportu Panorama Consulting Solutions 13% ankietowanych przedsiębiorstw zadeklarowało zwrot w okresie poniżej 2 lat, 23% w ciągu 2 lat i 12% w okresie 3 i więcej lat. Niestety 27% badanych stwierdziło brak zwrotu z inwestycji, a 25% nie potrafiło udzielić jednoznacznej odpowiedzi w tym zakresie.

Podsumowanie

Jak wynika z przedstawionych powyżej danych liczbowych i przykładów, integracja różnych obszarów działalności przedsiębiorstwa za pomocą rozwiązań informatycznych może skutkować licznymi mierzalnymi efektami, przekładającymi się na wyniki finansowe. Jednakże przedsięwzięcia tego rodzaju niosą za sobą również pewne ryzyko. Jaka powinna być zatem odpowiedź na postawione w tytule pytanie? Biorąc pod uwagę przytoczone fakty, aby warto było inwestować w informatyzację, w kontekście konkretnej jednostki, musi być spełnionych kilka ważnych warunków.

Po pierwsze należy wskazać kilka obszarów, w których można spodziewać się wymiernych, mierzalnych korzyści biznesowych. W dalszej kolejności konieczne jest jak najbardziej precyzyjne określenie kosztów zarówno wdrożenia, jak i utrzymania. Trzeba przy tym oszacować, czy oczekiwane bezpośrednie efekty wdrożenia oraz spodziewany zysk w kolejnych okresach działalności jest adekwatny do kosztów, które należało będzie ponieść. Należy upewnić się również czy posiadane zasoby ludzkie są odpowiednie do realizacji przedsięwzięcia. Natomiast mając świadomość potencjalnych przyczyn niepowodzeń należy stale wprowadzać działania monitorujące postępy i zmierzające do minimalizacji ryzyka.

TEKST: dr inż. Tomasz Gawroński

Artykuł został opublikowany w miesięczniku BIZNES.meble.pl, nr 2/2014